Työskentely Microsoft Office -ohjelmien kanssa on käytännöllistä ja tehokasta. Mutta varsinkin Microsoft Excelissä toistuvat työvaiheet voivat olla väsyttäviä. Voit tallentaa ja luoda niin sanottuja "makroja" Microsoft Excelissä ja muissa Office-ohjelmissa, jotta voit suorittaa nämä tehtävät nopeammin ja jopa automaattisesti. Mutta mitä makrot tarkalleen ottaen ovat? Ja miten onnistut luomaan makroja eri Office-ohjelmissa?
Mitä makrot ovat Microsoftissa?
Yksinkertaisesti sanottuna makrot ovat pieniä ohjelmistoja, jotka ovat olemassa Microsoft Office -maailmassa.Näiden makrojen avulla on mahdollista automatisoida niin sanottuja "rutiinitehtäviä" . Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että aikaa vieviä, toistuvia tehtäviä, jotka suoritat Microsoft Excelissä, voidaan yksinkertaistaa makrojen avulla.
Termi "makro" tulee kreikasta ja tarkoittaa "isoa" . Microsoftin makroja kutsutaan sellaisiksi, koska niitä pidetään suurina komentoina. Nämä puolestaan yhdistävät useita pieniä komentoja ohjelmistoista ja suorittavat ne samanaikaisesti heti, kun siihen annetaan ohje. Ensimmäinen askel on löytää makrollesi tietty prosessi, jonka haluat automatisoida Excelissä, Wordissa tai muussa Microsoft-ohjelmassa.
Työvaiheiden niputtaminen ja toisto: Näin makrot toimivat
Makroissa on olennaista, että on tietty työvaiheiden sarja, jotka suoritetaan samalla tavalla yhä uudelleen ja uudelleen. Makroa käytettäessä sinun ei enää tarvitse tehdä näitä työvaiheita yksitellen, vaan voit tallentaa ne elokuvan tavoin.Tämä kiinteä ohjelmointi voidaan sitten toistaa käyttämällä tiettyä näppäinyhdistelmää, jolloin työvaiheet suoritetaan automaattisesti ja niputetaan mahdollisimman lyhyessä ajassa.
Makro perustuu seuraaviin toimintoihin:
- Tunnistat tietyn työnkulun, jota esiintyy usein ja joka tulisi automatisoida. Makro on hyödyllinen esimerkiksi, jos sinun on jatkuvasti lisättävä työntekijä-, jäsen- tai ystävätietoja laskentataulukoihin.
- Luo nyt makro. Tällöin tallennat työvaiheet, jotka normaalisti joutuisit suorittamaan manuaalisesti yhä uudelleen ja uudelleen. Näin Office-ohjelma voi myöhemmin käyttää tätä opasta ja toistaa sen sitten automaattisesti.
- Voit sitten suorittaa luodun makron suoraan yhdellä hiiren napsautuksella tai tietyllä pikanäppäimellä. Tämä säästää lukuisia pieniä työvaiheita.
| Vinkki: Vaikka et olisi työskennellyt Microsoft Office -ohjelmien kanssa pitkään aikaan, makrot voivat helpottaa työtäsi. Koska jopa yleisimmät toiminnot voidaan yksinkertaistaa suurilla komennoilla. |
Mihin makroja voidaan käyttää Excelissä?
Ensi silmäyksellä makrojen aihe vaikuttaa melko abstraktilta. Mutta lähemmin tarkasteltuna ja muutaman esimerkin avulla käy nopeasti selväksi, että pienet ohjelmistot voivat olla hyödyllisiä monilla alueilla. Esimerkiksi Microsoft Excel -ohjelmassa voit luoda makroja seuraaville funktioille:
- Tietojen kysely tietokannoista
- Siirrä työkirjoja tai laskentataulukoita
- Muotoile tekstiä, soluja tai kaavioita
- Solun sisällön, linkkien tai kaavojen mukauttaminen
- Tietojen lajittelu ja suodatus
- Taulukoiden, PDF-tiedostojen tai grafiikan luominen
- Tietojen muuntaminen
Suurten komentojen valikoima osoittaa: Lähes kaikki Microsoft Excelissä mahdolliset toiminnot voidaan myös toistaa automaattisesti makrona. Mutta myös Microsoft Word -ohjelmassa erityisesti määritetyt makronäppäimet tarjoavat laajan valikoiman vaihtoehtoja.
Käytännöllinen jokapäiväisessä elämässä: esimerkkejä makrovaihtoehdoista Microsoft Wordissa
Microsoft Wordissa, suositussa tekstinkäsittelyohjelmassa, on myös mahdollisuus tallentaa toimintoja ja määrittää ne makroiksi tietyllä komennolla. Sovellusesimerkit osoittavat, että suuret komennot voivat olla hyödyllisiä jokapäiväisessä elämässä, esimerkiksi:
- automaattinen päivämäärän tai tiedostonimen säätö
- Piilota yksittäiset elementit, esimerkiksi kaikki asiakirjan kuvat
- Liitä nimet, osoitteet tai puhelinnumerot asianmukaisiin kenttiin
- laske lauseiden keskimääräinen pituus
- Oikeat usein kierretyt kirjaimet
Riippumatta siitä, käytätkö Office-ohjelmia ammattimaisessa vai yksityisessä kontekstissa: makrot voivat viedä osan työstä käsistäsi. Voit luoda yksilöllisiä komentoja, jotka palvelevat henkilökohtaisia tarpeitasi milloin tahansa.
Kuinka luot makron Excelissä?
Makron luominen toimii eri tavoin. Ohjelmointikielen tuntevat voivat luoda makroja Microsoftissa niin sanotuissa kehittäjätyökaluissa VBA:lla (“Visual Basic for Applications”).
VBA on ohjelmointikieli, jota käytetään erityisesti Microsoftille. Mutta myös käyttäjät, jotka eivät tunne ohjelmointia, voivat helposti luoda makroja Microsoft Excelissä tai Wordissa.Koska tallennus tapahtuu vain muutamassa vaiheessa - ja säästät paljon työtä näppäimistön hyvin suunnitelluilla makronäppäimillä.
Makron luominen: Kuinka edetä
Vain ilman VBA:ta voit tallentaa makron helposti Microsoft-ohjelmiin, kuten Exceliin. Voit tehdä tämän valitsemalla "Kehittäjätyökalut" -kohdan nauhan "Näytä" -välilehdeltä. Muissa versioissa välilehti voi sisältää myös oman "Makrot" -kohdan. Kun sinulla on käsitys siitä, mitä toimintoa haluat makrosi suorittavan, toimi seuraavasti:
- Napsauta Näytä-välilehden makrot-alueella Tallenna makro.
- Avaa ikkuna, jossa voit määrittää makron nimen. Tämä antaa sinulle paremman yleiskuvan myöhemmin ja voi esimerkiksi osoittaa, mitä makro tekee. Jos et nimeä makroa, makron nimi numeroidaan automaattisesti.
- Ikkunassa määrität myös, mikä näppäinyhdistelmä makrossa tulee olla. Vastaavasta kentästä löydät valmiiksi määritellyt näppäimet merkinnöillä "optionäppäin" ja "komentonäppäin" (esim. CTRL) sekä syöttökentän toiselle valitsemallesi avaimelle. Paina myöhemmin kaikkia näkyviä makronäppäimiä samanaikaisesti ja anna komento käyttää makroa.
- Voit myös valita, missä Excel-alueella makrosi on käytettävissä. Jos tarvitset sitä vain työkirjassa, johon tallennat sen, napsauta Tämä työkirja. Jos haluat käyttää sitä aina, kun käytät Exceliä, valitse "Henkilökohtainen makrotyökirja" .
- Valkoiseen kenttään voit myös kirjoittaa lyhyen kuvauksen makrosta. Tästä voi olla hyötyä, jos et käytä Exceliä kovin usein ja haluat nähdä, mitä makroja olet jo luonut ja mihin niitä käytetään.
- Napsauta nyt "Ok" . Makrosi alkaa sitten tallentaa.
- Suorita nyt tarkalleen ne työvaiheet, jotka makron pitäisi myöhemmin ottaa hoitaaksesi puolestasi.
- Kun olet suorittanut kaikki työvaiheet, napsauta "Lopeta tallennus" -toimintoa Makrot-välilehdellä.
Kun olet suorittanut kaikki nämä vaiheet, ohjelmoimasi makro on käytettävissä Excelissä. Nyt voit käyttää komentoa milloin tahansa painamalla makronäppäimiä ja optimoida työvaiheesi. Tätä varten tarvitset vain määrittämäsi makronäppäimet.
Edistyneet: Kehittäjä-välilehti
Jos tallennat makroja usein, on suositeltavaa integroida "Kehittäjätyökalut" -välilehti nauhaan. Sinun ei enää tarvitse käydä läpi "Näytä" -korttia, vaan pääset suoraan makron luomiseen. Toimi Office 365:ssä seuraavasti:
- Kiinnitä Excelissä huomiota vihreään palkkiin välilehtien yläpuolella. Tiedoston tallennuksen tai sähköpostin lähettämisen symbolien lisäksi näet myös kolme pistettä. (Muissa Office-versioissa kuvake voi myös näyttää viiv alta, jossa on alanuoli). Napsauta sitä pientä painiketta.
- Nyt avautuu harmaa ikkuna, jossa valitset alareunasta tekstikentän "Lisää komentoja" .
- Nyt näkyviin tulevassa "Lisää komentoja" -ikkunassa voit valita vasemmalla olevasta vaihtoehdosta "Ribbon (customize)" tai "Quick Access Toolbar" . Napsauta tässä "Nauha (muokkaa)" -saraketta.
- Oikealla puolella näet nyt eri välilehtien nimet. Jotkut niistä on merkitty sinisellä rastilla - nämä ovat ne, jotka näytetään sinulle Excelissä. Etsi nyt "Kehittäjätyökalut" luettelon alareunasta ja laita siihen toinen sininen rasti.
- Nyt napsauta "OK" -painiketta oikeassa alakulmassa tallentaaksesi muutokset.
Näiden vaiheiden suorittamisen jälkeen löydät nyt Excelin kehittäjätyökalut päävälilehdiltäsi. Prosessi Wordissa tai muissa Office-ohjelmissa toimii samalla tavalla. Napsauttamalla välilehteä näet nyt makrojen luomiseen tarvittavat vaihtoehdot: "Tallenna makro" .
Kuinka luot makron Wordissa?
Jos haluat ohjelmoida makron muihin Office-ohjelmiin, kuten Microsoft Wordiin, LibreOfficeen tai OpenOfficeen, voit tehdä tämän samalla tavalla kuin Microsoft Excel. Tämä käy selväksi käyttämällä Wordin esimerkkiä:
- Orientoitu nauhassa ja valitse Näytä-välilehti.
- Sieltä löydät "Makrot" oikeasta reunasta. Yhdellä napsautuksella voit nyt valita "Näytä makrot" tai "Tallenna makrot" .
- Napsauttamalla "Tallenna makrot" avautuu ikkuna. Kirjoita siihen makron nimi, näppäinyhdistelmä ja lyhyt kuvaus.
- Aloita makron tallennus napsauttamalla "Ok" .
- Valitsemalla "Lopeta tallennus" lopetat makron ohjelmoinnin ja voit nyt käyttää sitä Microsoft Wordissa.
Muissa Microsoft Office -sovelluksissa yksittäiset näkymät voivat vaihdella hieman, mutta prosessi on pääosin sama. Tämän avulla voit helposti luoda makroja ilman VBA:ta tai muuta ohjelmointikieltä.
Kuinka muokata makroja Visual Basicsilla?
Jos olet tallentanut makron ja käytät sitä useita kertoja, et ehkä ole täysin tyytyväinen. Ehkä haluat lisätä vaiheen tai muuttaa joitain komentoja.Tässä tapauksessa makroa on mahdollista muokata myöhemmin uudelleen. Tämä on kuitenkin hieman monimutkaisempaa kuin makron luominen, koska tarvitset Visual Basics (VB) -ohjelmointikielen tähän.
Excelissä saat maistaa VB:tä napsauttamalla Makroja Kehittäjä-välilehdellä (näkyy yllä), valitsemalla sopivan makron nimen ja napsauttamalla sitten Muokkaa. Nyt "Visual Basics Editor" avautuu. Tässä näet komennot ja työvaiheet, jotka olet tallentanut ohjelmointikielellä makroksi eli koodiksi. Jos joku ymmärtää hieman englantia, on melko nopeasti mahdollista ymmärtää VB-tekstit ja mahdollisesti poistaa tai vaihtaa ne. Jos sinulla ei kuitenkaan ole tietoa tästä, voit tallentaa makrosi uudelleen tutulla tavalla.
Johtopäätös: makrojen luominen – ei ongelmia Microsoft Officen kanssa
Jos työskentelet paljon Microsoft Office -ohjelmien kanssa, voit yksinkertaistaa paljon suurilla komennoilla. Kun kaikki työvaiheet on koottu, ne voidaan suorittaa lyhyessä ajassa, kun tiettyä näppäinyhdistelmää painetaan.
Erityisen käytännöllinen: Jokainen Microsoft Office -käyttäjä voi tallentaa makrot itse. Näin voidaan määrittää yksilöllisesti, mitkä työvaiheet suoritetaan automaattisesti millekin käyttäjälle. Tämä säästää paitsi paljon aikaa myös turhaa työtaakkaa.
