Excelin tärkeä tehtävä on mahdollisuus lajitella laskentataulukoiden sisältö yksitellen ja siten tarjota parempi yleiskuva.
Näytelaskentataulukossamme yritys seurasi kenttätyöntekijöiden myyntiä yhden päivän ajan. Lista on lajiteltu sarakkeessa B näkyvän tilausten vastaanottamisen mukaan.
Kuinka lajitella laskentataulukoita yksitellen Excelissä?
Jotta näytetaulukko lajitellaan käyttäjän määrittelemällä tavalla, valitse ensin koko taulukko otsikoineen ilman summausta sarakkeissa D14 ja F14.Siirry sitten Tiedot-välilehteen ja etsi "Lajittele" -toiminto keskeltä.
Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa voit määrittää lajittelukriteerit, joiden mukaan merkityt tiedot lajitellaan.
Jos haluat lajitella eri kriteerien mukaan, napsauta "Lisää taso" -kohtaa ja valitse toinen lajitteluperuste. Toista tämä merkintä, kunnes olet määrittänyt kaikki kriteerit.
Esimerkissämme haluamme lajitella taulukon myyntiedustajien ja sitten saavutetun kokonaishinnan mukaan.
Vahvista asetukset painamalla OK, jotta taulukko lajitellaan niiden mukaisesti.
Pöytä on lajiteltu kattauksen mukaan ja on itsessään selkeämpi.Katsojat näkevät yhdellä silmäyksellä, ketkä myyntiedustajat ovat myyneet mitäkin tuotteita, ja korkein myyntitulo myyjää kohden on huipulla. Vaihtoehtoisesti taulukko olisi voitu lajitella myös kokonaishinnan tai suurimman myyntimäärän mukaan.
Yhteenvetona voidaan todeta, että luetteloiden lajittelu tarjoaa erilaisia näkökulmia tietoihisi. Lajittelu järjestää tietosi nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Lajittelujärjestys riippuu tietojen tyypistä.
Kuinka käyttää suodatintoimintoa Excelissä?
Suodatintoiminto Excelissä löytyy myös Tiedot-välilehdestä suoraan lajittelufunktion oike alta puolelta.
Suodatus Excelissä toimii eräänlaisena seulana, joka rajoittaa erityisesti tietojesi näkyvyyttä. Suodatintoimintoa voidaan käyttää myös kaksoiskappaleiden etsimiseen tai tiettyjen alueiden merkitsemiseen laskentataulukossa.
Jotta voit käyttää suodatustoimintoa Excelissä, tietojen on oltava saatavilla taulukossa, aivan kuten lajittelussa. Tämän seurauksena voit käyttää suodatintoimintoa määrittääksesi, mitä kriteerejä suodatuksessa käytetään. Tätä varten riittää, kun napsautat sarakkeen vieressä olevaa nuolta ja määrität, minkä tiedon mukaan suodatetaan. Suurissa taulukoissa hakutoiminto, jonka voit tunnistaa "suurennuslasi" -kuvakkeesta, auttaa etsimään tiettyjä tietoja, joita käytetään suodatuksen kriteerinä.
Jos suodatat tiedot taulukossa, voit analysoida ja ymmärtää niitä helpommin. Esimerkiksi virheet voidaan havaita ja korjata nopeammin. Myös tietyt tiedot löytyvät helpommin.
Excelin suodatintoiminto on erittäin hyödyllinen, kun käsitellään suuria tietomääriä. Ne voivat olla hyödyllisiä myös pienemmissä taulukoissa, jos haluat suodattaa yksittäisiä tietoja tai alueita.Suodatintoiminnot helpottavat Excelin käyttöä ja tietojen analysointia.