Pienennä Excel -työkirjojen kokoa

Kuinka pienentää Excel -tiedostojen tiedostokokoa ja poistaa tarpeetonta sisältöä

Aina kun tallennusvälineet ovat yhä suurempia ja yhteydet nopeutuvat, tiedostokoot eivät enää toimi siinä roolissa kuin muutama vuosi sitten. Excel -tiedostot kannattaa kuitenkin pitää mahdollisimman pieninä. Sitten ne paitsi tallennetaan ja lähetetään nopeammin, mutta ne myös toimivat nopeammin.

Jos muokkaat Excel -taulukoita pitkän ajan kuluessa ja lisäät ne yhä uudelleen, ne kasvavat nopeasti kokoon, joka voi rajoittaa työskentelyä niiden kanssa valtavasti.

Laskutiedoston kokoa voi pienentää useilla tavoilla. Esittelemme tässä tärkeimmät. Ennen kuin teet mitään, varmuuskopioi työkirjasi, jotta et menetä tietoja, jos jokin menee pieleen.

Vinkki 1: poista ylimääräiset solut

Periaatteessa vain käytetyt solut sisältyvät tiedoston kokoon. Jos olet esimerkiksi käyttänyt solualueita väliaikaisiin laskelmiin, niitä pidetään edelleen käytettävinä. Tämä pätee myös, jos olet poistanut sisällön.

Voit tarkistaa, mitä aluetta Excel pitää käytettävänä, käyttämällä näppäinyhdistelmää CTRL END. Excel hyppää sitten käytetyn alueen oikeaan alakulmaan.

Jos oikea alakulma on paljon käytettävien solujen alapuolella ja / tai oikealla puolella, sinun on poistettava tarpeettomat rivit tai sarakkeet. Merkitse rivit ja poista ne näppäinyhdistelmällä CTRL MINUS. Toista sitten tämä sarakkeille.

Toista kuvatut vaiheet kaikille työkirjan laskentataulukoille. Sulje kansio poistamisen jälkeen, tallenna muutokset ja avaa ne uudelleen. Tarkista CTRL END -painikkeella, onnistuiko poistaminen.

Vinkki 2: Poista tarpeeton muotoilu

Jotkut luettelot sisältävät suuren määrän tyhjiä rivejä - toinen syy äärimmäisiin tiedostokooihin. Tämä voi tapahtua erityisesti luettelojen tuonnin jälkeen muista ohjelmista. Tämä ei ole vain ärsyttävää, vaan voi myös johtaa virheellisiin tuloksiin tietyissä arvioinneissa. On olemassa useita tapoja poistaa tällaiset tyhjät rivit luetteloistasi.

Vaihtoehto 1: Poista tyhjät rivit Sisältö -valintaikkunasta

Käytä kaikissa Excel -versioissa näppäintä CTRL G avataksesi MENE -valintaikkunan.

Napsauta SISÄLTÖ.

Näyttöön tulee toinen valintaikkuna. Korosta TYHJÄ -vaihtoehto.

Vahvista määritelmäsi OK -painikkeella.

Tyhjennä tyhjät solut kokonaan

Kaikki tyhjät solut on nyt merkitty. Voit nyt poistaa nämä solut kokonaan ilman mitään ongelmia tarpeettoman muotoilun tai muiden asioiden poistamiseksi. Toimi seuraavasti:

Aktivoi Excel 2007: ssä tai uudemmassa KÄYNNISTYS -välilehti ja napsauta MUOKKAA -ryhmässä POISTA ja sitten POISTA KAIKKI.

Jos käytät Excel 2003 -versiota tai sitä uudempaa versiota, kutsu esiin EDIT -valikon DELETE -komento ja haarautumisvalikon ALL -komento.

Sulje kansio poistamisen jälkeen, tallenna muutokset ja avaa ne uudelleen.

Ohjevideo: Poista tarpeeton muotoilu Excelistä

Vaihtoehto 2: Poista tyhjät solut Excel -suodattimella

1. Valitse ensin luettelosi koko tietoalue, mukaan lukien sarakkeiden otsikot.

2. Kutsu komento DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel aina versioon 2003 asti) tai DATA - FILTER (Excel versiosta 2007).

3. Luettelosi ensimmäisellä rivillä on sitten pienet luettelonuolet suodatinvaihtoehtoja varten.

   

4. Joten Excel suodattaa luettelon. Napsauta hiirellä sen sarakkeen luettelonuolta, josta haluat etsiä tyhjiä soluja.

5. Voit nyt valita merkinnän (EMPTY) käyttämällä suodatusehtoja. Excel 2003: ssa löydät tämän erillisenä suodatinpisteenä. Excel 2007: lle ja 2010: lle löydät merkintä (EMPTY) kohdasta SELECT ALL.

6. Napsauta OK.

Toista tämä tarvittaessa muissa sarakkeissa, kunnes vain tyhjät tietotietueet (ja vastaavat numerot apusarakkeessa) näkyvät.

Korosta nyt nämä tietueet ja poista ne painamalla DELETE -näppäintä. Tee merkintä soluihin itse äläkä merkitse käyttämällä koordinaattisarakkeen rivinumeroita.

Voit sitten käyttää (ALL) -vaihtoehtoa AutoFilter -luettelossa näyttääksesi koko luettelon tyhjät rivit poistettuna. Palauta tietueiden alkuperäinen järjestys poistamisen jälkeen lajittelemalla luettelo uudelleen apusarakkeen numeroiden mukaan.

Jos häiritset kytkettyjä suodattimia, voit kytkeä ne pois päältä uudelleen käyttämällä DATA - FILTER - AUTOFILTER.

Vinkki 3: Tuo ja vie makroja

Kolmas syy suurille taulukoille voi olla niiden sisältämät makrot. Poista tarpeettomat, vie kaikki muut ja tuo ne sitten uudelleen. Voit tehdä tämän seuraavasti:

Soita Visual Basic Editoriin näppäinyhdistelmällä ALT F11. Sieltä löydät Project Explorerin, joka näkyy kuvassa.

Napsauta makromoduuleja peräkkäin hiiren oikealla painikkeella ja valitse REMOVE -komento. Vahvista vientikysely painamalla OK.

Kun kaikki makrot on poistettu ja viety, palaa Exceliin, sulje tiedosto, tallenna muutokset ja avaa se uudelleen.

Soita sitten Visual Basic Editoriin uudelleen ALT F11: n kautta. Valitse nykyisen kansion projekti Project Explorerissa. Avaa FILE -valikossa komento IMPORT FILE ja tuo kaikki vaaditut makrot peräkkäin.

Vinkki 4: pienennä pivot -taulukoiden tiedostokokoa

Pivot -taulukko voi lisätä tiedoston kokoa merkittävästi. Tämä johtuu siitä, että lähdetiedot, joihin pivot-taulukko perustuu, kopioidaan myös erilliseen piilotettuun muistiin, niin sanottuun "pivot-välimuistiin". Lopulta pivot-taulukko käyttää tätä pivot-välimuistia eikä varsinaista lähdetietoa.

Siksi sinun on aina napsautettava "Päivitä" -painiketta päivittääksesi pivot -taulukon, jos lähdetiedoissa on jotain muuttunut. Koska tämä on ainoa tapa päivittää pivot -välimuisti. Käytännössä voit käyttää tätä pienentääksesi pivot -taulukoiden tiedostokokoa.

Pienennä pivot -taulukoiden tiedostokokoa

Pivot -taulukoissa on asetus, joka tyhjentää pivot -välimuistin, kun tiedosto tallennetaan. Itse pivot -taulukko säilytetään.

Napsauta pivot-taulukkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse kontekstivalikosta kohta "Pivot Table Options".

Avaa "Data" -välilehti ja poista valinta "Tallenna lähdetiedot tiedostoon". Voit tehdä tämän valitsemalla Päivitä, kun avaat tiedoston.

Nyt pivot -välimuisti poistetaan, kun tiedosto tallennetaan - varsinainen tietotaulukko säilytetään tietysti.

Tiedoston koko pienenee merkittävästi ja saavuttaa melkein tiedoston koon uudelleen ilman pivot -taulukkoa.

Vinkki 5: pienennä tai poista grafiikkaa ja kuvia

Taustakuvat, logot tai lisätyt kuvat ovat usein tarpeettomia ja vievät paljon tallennustilaa. Siksi älä sisällytä taustakuvia taulukkoon. Sisällytä yrityksen logo vain toiselle puolelle. Älä lisää kuvia alkuperäiseen kokoon, vaan pienennä niitä. Excel tarjoaa seuraavanlaisen toiminnon: Napsauta kuvaa. "Säädä" -ryhmän "Muoto" -valikkokohdassa on "Pakkaa kuvat" -toiminto. Pohjimmiltaan, kun pienennät ja poistat grafiikkaa, sinun on oltava varovainen, ettet poista tarvittavia grafiikoita.

Vinkki 6: Poista tarpeettomat kaavat

Monet monimutkaiset kaavat vaikuttavat myös Excel -tiedoston kokoon. Yritä siis poistaa ei -toivotut kaavat Excel -työkirjasta. Joskus sinulla on tietojoukko etkä tarvitse sen sisältämiä kaavoja, on parempi korvata nämä kaavat arvoilla. Voit tehdä tämän noudattamalla alla olevia ohjeita:

1. Avaa Excel -tiedosto ja valitse koko laskentataulukko / tietojoukko painamalla Ctrl + A. Paina sitten F5 -näppäintä.

2. Avaa Siirry -vaihtoehto ja napsauta ”Erityinen”.

3. Valitse kaavat ja napsauta OK, nyt olet valinnut kaikki solut, joilla on kaava.

4. Muunna sitten valitut kaavat arvoiksi: Kopioi valitut solut painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl + C.

5. Napsauta sitten Etusivu -välilehteä ja leikepöydän ryhmässä Liitä.

6. Napsauta sitten Lisää arvo -kuvaketta. Kaikki kaavat sisältävät solut muunnetaan nyt arvoiksi.

Vinkki 7: Muunna tiedostotyyppi binäärimuotoon (XLSB)

Tallennusta .xlsb -muodossa suositellaan laajoihin laskelmiin. Tämä tallentaa tiedoston binäärinä. Se on huomattavasti pienempi ja pääsy nopeampaa. Yleensä tämä ei aiheuta sinulle haittaa. Yksityiskohtaista testiä suositellaan sisäiseen ohjelmointiin ja erikoissovelluksiin.

Usein kysytyt kysymykset: Pienennä Excel -työkirjojen tiedostokokoa

1. Miksi Excel -tiedostoni on niin suuri?

Pohjimmiltaan laskentataulukko, jossa on yli 100 000 riviä ja monia sarakkeita, vaatii paljon muistia. Mitä enemmän tietoja ja grafiikkaa lisäät Excel -laskentataulukkoosi, sitä suurempi ja hitaampi tiedosto tulee ajan myötä. Tarkista siksi, ettet voi pienentää lisättyjen kuvien pikselimäärää hieman tai tarvitsetko niitä todella. Pivot -taulukot ja väärä muotoilu voivat myös lisätä tiedoston kokoa.

2. Kuinka voin pienentää kaavioiden kokoa Excelissä?

Merkitse lisätty kuva taulukkoon hiiren napsautuksella niin, että Excel 2010: ssä ja Excel 2007: ssä "Kuvatyökalut" -välilehti näkyy valikkorivillä. Excel 2003: ssa "Grafiikka" -työkalurivi näkyy sen sijaan. Napsauta nyt "Pakkaa kuvat" -kuvaketta.

3. Miten voin pakata Excel -tiedostoni?

Voit helposti pakata Excel -tiedoston Zip -tiedoston avulla. Voit tehdä tämän napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella pakattavaa Excel-tiedostoa. Napsauta nyt Lähetä kohteeseen -vaihtoehtoa ja valitse sitten Pakattu kansio -vaihtoehto.