Esityksiä luodaan ja toistetaan harvoin samalla tietokoneella. Esitys tulisi pikemminkin lähettää kollegoille, esimiehille tai asiakkaille. Se esitetään usein toisen tietokoneen tai muistikirjan avulla.
Tarkista asiakirja ennen sen lähettämistä
Ennen kuin lähetät sähköisen kopion PowerPoint -esityksestäsi, tarkista esityksestä tiedot tai henkilökohtaiset tiedot, jotka voidaan tallentaa itse esitykseen tai asiakirjan ominaisuuksiin. Koska nämä tiedot voivat paljastaa yksityiskohtia, joiden ei pitäisi olla julkisesti tiedossa, on suositeltavaa poistaa nämä piilotetut tiedot.
PowerPoint tarjoaa sinulle työkalun, joka tekee osan työstäsi puolestasi:
- Napsauta välilehteä alkaa päällä tiedot.
- Napsauta keskialueen painiketta Tarkista ongelmat - tarkista asiakirja.
- Näet nyt luettelon kohteista, jotka voidaan tarkistaa.
Säädä asiakirjan tarkastusasetuksia
- Oletuksena valintaikkuna Asiakirjan tarkastelu kaikki paitsi yksi ruutuista valittuna.
- Laita myös valintamerkki eteen Ulkoisen dian sisältö. Jos dian ulkopuolella on tekstikenttä, se poistetaan.
- PowerPoint tarkistaa muun muassa, sisältääkö esitys edelleen kommentteja, ja poistaa haluttaessa myös dokumenttiin tallennetut henkilökohtaiset tiedot, kuten esityksen luoneen käyttäjänimen.
- Esityksen muistiinpanojen alueella unohtuneet muistiinpanot voidaan myös poistaa.
- Kun olet valinnut kaikki sinulle sopivat vaihtoehdot, napsauta Tarkistaa.
- Sinulle näytetään nyt kaikki löydetyt elementit ja voit päättää kunkin vaihtoehdon kohdalla, haluatko käyttää painiketta Poista kaikki haluat poistaa.
- Kun olet valmis, napsauta Päättele.
Varoitusloukku: linkit Exceliin
PowerPoint 2010: n tentti voi tehdä paljon, mutta se ei voi taata, että kaikki sisäiset tiedot poistetaan.
Tarkista aina manuaalisesti, onko esityksessä kaavio, joka paljastaa avattuna enemmän tietoa kuin halutaan. Näin on esimerkiksi silloin, jos kaavio on luotu Excelissä ja sitten joko linkitettyinä Microsoft Excel -kaavioobjekti tai liitä vaihtoehto Käytä kohdesuunnittelua ja upota työkirja vastaavasti. Säilytä alkuperäinen muotoilu ja upota työkirja lisätty PowerPointiin.
Jos merkitset tällaisen kaavion ja napsautat muokata tietoja Napsauta, koko Excel -tiedosto avautuu ja tarjoaa tietoa muista Excel -tietolomakkeista, joita et ehkä halua julkaista.
Linkitettyjen tiedostojen tapauksessa tämä riski on yleensä olemassa vain, kun katsoja avaa esityksen tietokoneessa, jolla se luotiin. Vasta sitten linkki Exceliin on todella aktiivinen. Heti kun se avataan vieraalla tietokoneella, näyttöön tulee ilmoitus, että linkitetty tiedosto ei ole käytettävissä.
Mutta ole varovainen, kun pakkaat esityksen CD -levylle, linkit tallennetaan sen mukana. Voit lukea lisää tästä aiheesta seuraavassa numerossa.
Näin voit löytää linkit Exceliin ja poistaa tarpeettomat tiedot
Et aina luo kaikkia esityksen dioja, mutta jos olet vastuussa esityksen viimeistelystä, on helppo tapa nähdä, ovatko kollegasi sisällyttäneet linkitetyn kaavion.
Näin se tehdään:
- Napsauta välilehteä alkaa päällä tiedot.
- Löydät vaihtoehdon oikeasta alakulmasta Muokkaa linkkejä tiedostoihin.
- Näet nyt kaikki tiedoston linkit ja voit myös poistaa yksittäisiä linkkejä, jos haluat.
Jos kyseessä on upotettu työkirja, poista tarpeettomat tietolomakkeet.
