Yrityksissä, joilla on Exchange -palvelin, on helppo jakaa oma kalenteri kollegan kanssa. Et kuitenkaan välttämättä tarvitse Exchangea: Outlook 2003: ssa ja 2007: ssä on mahdollisuus näyttää kalenteri tai otteet
Sekä Outlook 2003 että Outlook 2007 tarjoavat mahdollisuuden tallentaa kalenterin verkkosivustona ja laittaa tämän HTML -sivun verkkoon intranetiin tai Internetiin tai tallentaa sen verkossa jaettuun kansioon. Verkkosivustona tallennetulla kalenterilla on kaksi haittaa:
- Kaikki, joilla on pääsy siihen, voivat tarkastella jaettua kalenteria, mutta eivät muokata sitä.
- Outlook -kalenterin muutoksia ei siirretä automaattisesti verkkosivustoon. Suurten muutosten jälkeen sinun on tallennettava kalenteri uudelleen HTML -muodossa ja asetettava se verkkoon.
Ainakin toisessa kohdassa Outlook 2007: ssä on korjaustoimenpide. Voit myös julkaista kalenterin WebDAV -palvelimella tai Microsoft Online -palvelussa ja ottaa käyttöön automaattisen päivityksen.
Tallenna kalenteri verkkosivustona
Toimi Outlook 2003: ssa ja 2007: ssä seuraavasti:
- Avaa kalenteri.
- Soittaa puhelimella Tiedosto ⇒ Tallenna verkkosivustona päällä.
- Anna verkkosivustolle tallennettava aika.
- Jos jokaisen tapaamisen aiheen lisäksi sitä koskevat muistiinpanot näkyvät myös verkkokalenterissa, aktivoi vaihtoehto Sisällytä tapaamisen tiedot a.
- Jos haluat käyttää kuvaa taustana, vaihda Käytä taustakuvia ja valitse kuva.
- Syötä Kalenterin otsikko jonka pitäisi näkyä kalenterisivun alussa.
- Kirjoita kalenteritiedoston sijainti ja sen nimi laajennuksella .HTM a. HTML -tiedoston lisäksi Outlook tallentaa useita muita tiedostoja (kuvia ja muita HTML -tiedostoja lisätietoja varten). Siksi on suositeltavaa perustaa erillinen kansio tiedostoille, jotta samannimisiä tiedostoja ei vahingossa korvata.
- Vaihda, jotta kalenteri näkyy heti selaimessasi Avaa tallennettu verkkosivusto selaimessa a.
- Klikkaa Tallenna tietokoneeseen.
- Outlook 2007: ssä näkyy suojausvaroitus, että sijainti ei ehkä ole suojattu. Vahvista painamalla Jooettä haluat jatkaa.
- Turvakysymys tulee nyt näkyviin (selaimestasi). Vahvista tässä painikkeella Avataettä haluat tarkastella tiedostoa.
- Jos kalenteri on tarkoitus tallentaa verkkopalvelimelle, kopioi kaikki tiedostot kansiosta verkkopalvelimelle esimerkiksi FTP -ohjelman avulla.
Jaa kalenterisi Microsoft Office Onlinessa
Jos rekisteröidyt Microsoft Office Onlineen Windows Live ID: lläsi, voit laittaa kalenterisi verkkoon ja asettaa sen saataville joko yleisesti tai vain valituille henkilöille. Rekisteröityminen Microsoft Office Onlineen on ilmainen.
Voit kirjautua sisään Microsoft Office Onlineen ja jakaa kalenterin verkossa seuraavasti:
- Napsauta navigointipalkin kalenteria hiiren kakkospainikkeella.
- Soita komennolle Julkaise Internetissä ja sitten Julkaise Office Onlineen päällä.
- Jos et ole vielä kirjautunut sisään, napsauta Rekisteröidy.
- Syötä Sähköpostiosoite ja Salasana Windows Live ID -tilillesi ja napsauta Rekisteröidy ja sitten eteenpäin Saattaa loppuun.
- Kirjoita alle Aikavälillä minkä kalenteriosan haluat julkaista.
- kentällä yksityiskohta Määritä, näytetäänkö vain tapaamisten saatavuus, saatavuus ja aihe tai kaikki tapaamisten tiedot (ilman liitetiedostoja).
- Alla Käyttöoikeudet Määritä, saako kalenterisi käyttää vain kutsuttavia käyttäjiä tai kaikkia.
- Klikkaa Laajennettu.
- Määritä, lähetetäänkö päivitykset automaattisesti tietyin väliajoin vai vain, jos aloitat lataamisen manuaalisesti.
- Vaihtoehto Päivitä taajuus jätä päälle.
- Napsauta kahdesti OKladata kalenterin nyt.
- Outlook tarjoaa sitten mahdollisuuden lähettää jakokutsuja ihmisille, joilla pitäisi olla käyttöoikeus (ellet ole aktivoinut yleistä käyttöoikeutta). Klikkaa tästä Joo.
- Outlook avaa nyt viesti -ikkunan, joka sisältää jo linkin kalenteriin. Kirjoita tähän niiden ihmisten osoitteet, joiden pitäisi saada hyväksyntä. Kirjoita lyhytsanoma ja lähetä kutsu.
Kutsujen vastaanottajat ilmoittavat sitten haluavansa avata Internetissä ICS -muodossa olevan kalenterin Outlookin kanssa. Sinulla on sitten mahdollisuus lisätä Internet -kalenteri Outlookiin ja tilata päivitykset.
Office Online -kalenterin asetusten muuttaminen
Jos haluat muuttaa kalenterin tai julkaisun asetuksia myöhemmin, toimi seuraavasti:
- Napsauta kalenteria Outlook 2007: ssä hiiren kakkospainikkeella.
- Soita komennolle Julkaise Internetissä ja sitten Muuta julkaisuvaihtoehtoja päällä.
- Tee haluamasi muutokset ja napsauta OK.
- Outlook siirtää nyt muutokset verkkosivustoon. Näkyviin tulee valintaikkuna, jossa voit lähettää jakokutsuja muille ihmisille. Klikkaa tästä Joo vastaavasti. ei ja jatka edellä kuvatulla tavalla.
Hallitse osakkeita
Jos haluat jakaa Internet -kalenterin muiden ihmisten kanssa, toimi seuraavasti:
- Napsauta kalenteria hiiren kakkospainikkeella.
- Soita komennolle Julkaise Internetissä ja sitten Jaa julkaistu kalenteri päällä.
- Voit nyt (alkaen yllä olevasta vaiheesta 12) lähettää kutsun muille ihmisille sähköpostitse ja linkin Internet -kalenteriin.
Jos haluat peruuttaa yksittäisten henkilöiden julkaisun, toimi seuraavasti:
- Napsauta kalenteria hiiren kakkospainikkeella.
- Soita komennolle Julkaise Internetissä ja sitten Muuta jakamisoikeuksia päällä.
- Valitse henkilöt, jotka haluat peruuttaa luvan, ja napsauta Poistettu. Sulje valintaikkuna painamalla OK.
Poista kalenteri Office Online -palvelusta uudelleen
Kalenterin ottaminen uudelleen offline -tilaan:
- Napsauta kalenteria hiiren kakkospainikkeella Outlookissa.
- Soita komennolle Julkaise Internetissä ja sitten Poista palvelimelta päällä.
- Vahvista painamalla Joo.
