Excel: Siirrä tapaamiset Outlook -kalenteriin

Siirrä tiedot automaattisesti Excel -taulukoista Outlookin kalenterimerkintöinä

Digitaalisessa maailmassa mobiililaitteet, kuten älypuhelimet, tabletit tai älykellot, ovat tärkeimpiä päivittäisiä kumppaneita. Ne ovat hyödyllisiä monella tapaa ja auttavat ihmisiä järjestämään ja jäsentämään päivittäisen rutiininsa tehokkaasti. Tämä koskee ennen kaikkea digitaalista kalenteria, jonka tapaamiset lähetetään reaaliajassa kaikille mobiililaitteille Microsoft Outlookia käytettäessä.

• Samaan aikaan ei ole epätodennäköistä, että saat tapaamisia Excel -luettelossa ammatillisessa tai yksityisessä ympäristössäsi. Asiakas tai toimittaja voi esimerkiksi lähettää ne Excel -tiedostona osana projektia. Sen sijaan, että siirrät tai tulostat tietoja käsin Outlookissa, tapaamiset voidaan valmistaa Excelissä vain muutamalla vaiheella, jotta ne siirretään automaattisesti Outlook -kalenteriin. Ennen tuontia on vaihtoehto joko:
• henkilökohtaisessa kalenterissa tai
• tallennetaan ryhmäkalenteriin, jota useat tiimin jäsenet käyttävät.

Siirrä Excel -tapaamiset Outlook -kalenteriin - 3 helppoa vaihetta Excelissä

Vanhemmissa Microsoft Excel- ja Microsoft Outlook -versioissa oli mahdollista lukea Excel -tiedosto suoraan Outlookiin. Nykyiset versiot, kuten Outlook 365 tai Outlook 2022-2023, eivät voi tuoda Excel-tiedostoja. Tästä syystä tiedosto on muunnettava CSV -muotoon etukäteen Excelissä.

Voit tuoda tapaamisia Excelistä Outlook -kalenteriin seuraavasti:

1. Anna ensimmäisessä vaiheessa tapaamisluettelosi, jos mahdollista, sarakkeiden otsikot, jotka on varattu tapaamisille Excelissä. Muun muassa seuraavat ovat sopivia:

   Aihe, alkaa, alkaa, päättyy, koko päivän tapahtuma, muistutus päällä / pois, muistutus klo, muistutus paikalla, sijainti ja muut kenttänimet.

   Voit käyttää Microsoft Outlookin uuden tapaamisen nimiä sarakeotsikoiden oppaana.

   

2. Tallenna seuraavassa vaiheessa Excel -työkirja CSV -tiedostona (erotin erotettuna) ja sulje se.

3. Tallennuksen jälkeen CSV -tiedosto erotetaan puolipisteellä. Outlook vaatii kuitenkin pilkulla erotetun tiedoston tuontia varten. Jos haluat vaihtaa merkit, avaa luotu CSV -tiedosto Windows 10 -editorissa ja korvaa jokainen puolipiste pilkuilla kohdassa EDIT - REPLACE.

   

4. Tallenna sitten tiedosto samalla tiedostonimellä ja vaihda Microsoft Outlookiin.

Excel -tietojen tuominen Microsoft Outlookiin - mitä sinun pitäisi tietää

Kun olet avannut Microsoft Outlookin, tuo tiedot Excelistä seuraavasti.

1. Aktivoi valitsemasi kalenteri.

2. Kutsu IMPORT / EXPORT -komento FILE -valikosta.

3. Valitse ohjatussa tuonti- / vientitoiminnossa merkintä TUO MUISTA OHJELMISTA TAI TIEDOSTOISTA ja napsauta SEURAAVA -painiketta.

   

4. Valitse seuraavassa ikkunassa merkintä "Arvot pilkuilla erotettuna" ja napsauta SEURAAVA.

   

5. Napsauta TIEDOSTON TUONTI -ikkunassa BROWSE ja valitse tapaamistiedosto.

   

6. Vaihtoehdoista sinun on päätettävä:

   • Pitäisikö nykyiset merkinnät korvata tuoduilla kalenterimerkinnöillä,
   • Syötetäänkö törmäyspäivämäärät kahdesti vai
   • Eikö kaksoiskappaleita pitäisi tuoda milloin tahansa.

   Kun olet napsauttanut NEXT, voit valita haluamasi kalenterin kohdekansioksi.

7. Seuraavassa vaiheessa sinulta kysytään, pitäisikö alueeksi määritetyt tapaamiset tuoda. Kun olet napsauttanut VALMIS -painiketta, tapaamiset lisätään automaattisesti kalenteriin.

   

8. Tapaamiset löydät Outlook -kalenteristasi tuonnin jälkeen.

   

Tärkeä: Jotta kalenteritietojen tuonti Microsoft Excelistä toimisi sujuvasti, on tärkeää, että kenttätiedot syötetään oikein. Tietojen osalta tämä tarkoittaa, että muoto DD.MM.YYYY on valittava. Ajat on syötettävä vähintään muodossa HH: MM, jotta ne voidaan lukea Microsoft Outlookissa. Voit myös syöttää luokkia. Huomaa, että vain yksi luokka siirretään tapaamista kohden.

Jos käytät omia kenttänimiä, Microsoft Outlook pyytää sinua määrittämään kentät manuaalisesti ennen niiden tuomista.

Excel -tapaamisten siirtäminen Outlook -kalenteriin - Office 2010: een asti

Jos haluat tuoda Outlookin kalenterimerkintöjä Excel -tiedostoista, toimi seuraavasti (Office 2010 tai vanhemmat versiot):

1. Anna tapaamisluettelollesi seuraavat sarakeotsikot (ilman lainausmerkkejä): "Aloituspäivä, aihe, alkamispäivä, päättymispäivä, luokka, sijainti ja koko päivän tapahtuma.

2. Varmista joka tapauksessa, että nimet on kirjoitettu ilman välilyöntejä. Tämä on tärkeää, jotta Outlook voi lukea tiedot oikein myöhemmin.

3. Kirjoita nimitystiedot näiden otsikoiden alla oleville riveille tai kopioi ne toisesta taulukosta.

4. Korosta tapaamisluettelosi ensimmäisestä solusta viimeiseen käytettyyn.

5. Kirjoita mikä tahansa nimi Nimi -kenttään, esimerkiksi "Tapaamiset" (jälleen ilman lainausmerkkejä). Nimi -kenttä löytyy muokkausrivin vasemmalta puolelta, kuten seuraavassa kuvassa näkyy:

   

6. Vahvista nimen syöttäminen Enter -näppäimellä.

7. Viimeisessä vaiheessa tallenna työkirja ja sulje Microsoft Excel. Avaa sitten Microsoft Outlook.

Kalenterimerkintöjen tuominen Microsoft Outlookiin

Kalenterimerkintöjen tuonti Microsoft Excelistä on samanlainen kuin Microsoft Outlookin nykyinen versio. Toisin kuin Outlook 365, Outlookin vanhemmat versiot voivat lukea suoraan Excel -tiedoston. Välivaihe CSV -tiedoston kautta ei ole tarpeen. Tiedot voidaan lukea seuraavasti:

1. Aktivoi ensin valitsemasi kalenteri.

2. Kutsu IMPORT / EXPORT -komento FILE -valikosta. Valitse ohjatussa tuonti- / vientitoiminnossa merkintä TUO MUUTOSOHJELMISTA TAI TIEDOSTOISTA ja napsauta SEURAAVA -painiketta.

3. Valitse seuraavassa ikkunassa MICROSOFT-EXCEL ja napsauta SEURAAVA.

4. Napsauta TIEDOSTON TUONTI -ikkunassa BROWSE ja valitse tapaamistiedosto.

5. Vaihtoehdoissa päätät, korvataanko nykyiset merkinnät tuoduilla elementeillä, tallennetaanko päällekkäiset tapaamiset vai ei tuleko kopioita tuoda.

6. Kun olet napsauttanut NEXT, voit valita kalenterisi kohdekansioksi. Seuraavassa ja viimeisessä vaiheessa sinulta kysytään, pitäisikö alueeksi määritetyt tapaamiset tuoda. Kun olet napsauttanut VALMIS -painiketta, tapaamiset lisätään kalenteriin.

Johtopäätös: Tietojen tuominen Excelistä Outlookiin on helppoa

Sen sijaan, että kirjoittaisit tapaamisia Excelistä käsin Microsoft Outlookiin, kalenterimerkinnät voidaan viedä ja tuoda automaattisesti vain muutamassa vaiheessa.

Vanhemmissa Office -versioissa on mahdollista tuoda Excel -tiedostoja suoraan Outlookiin. Nykyisissä versioissa tuonti on mahdollista vain pilkuilla erotetun CSV-tiedoston kautta. Ohjattu Microsoft Outlookin tuontitoiminto opastaa käyttäjiä tuontiprosessin läpi. Tällä tavalla voit automaattisesti integroida yhden tai useamman tapaamisen kalenteriisi Microsoft Outlookissa muutaman minuutin kuluessa tai vaihtoehtoisesti käyttää ryhmäkalenteria.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä eroa on CSV -tiedostolla ja Excel -tiedostolla?

Excel -tiedostot edustavat tiettyä Excel -muotoa, ja ne voidaan lukea Microsoft Excelillä ja muilla yhteensopivilla ohjelmilla. CSV tarkoittaa pilkulla erotettuja arvoja ja myös tiedostomuotoa, jossa tiedot erotetaan pilkuilla tai puolipisteillä. Tiedostonimen laajennus on .csv. CSV -tiedostoille on ominaista korkea yhteensopivuus, ja siksi niitä voidaan käyttää eri tietokoneohjelmien ja käyttöjärjestelmien välillä.

Mitä toimintoja ohjatulla tuontitoiminnolla on Microsoft Outlookissa?

Microsoft Outlook on suunniteltu käsittelemään ja tuomaan erilaisia tiedostomuotoja. Outlookilla on tuonti- / vientiassistentti tätä toimintoa varten. Tämä muun muassa yksinkertaistaa CSV- tai VCF -tiedostojen tuontia muista ohjelmista tai käyttöjärjestelmistä. Ohjattu toiminto ohjaa käyttäjiä automaattisesti kyselyn läpi ja tuo sitten tai vie vaaditut tiedot.