Videokeskustelu: Näiden työkalujen avulla voit keskustella virtuaalisesti

Videokeskustelu on mahdollista näiden työkalujen avulla

Näette ja puhutteko toisianne, vaikka ette ole samassa huoneessa? Videokeskustelun (myös videokeskustelun) ansiosta tämä on helposti mahdollista. Tunnetuin videopuheluiden tarjoaja on Skype, mutta myös kilpailijat Microsoft Teams, Zoom ja Slack ovat voittaneet. Videokeskustelu on tietysti mahdollista myös älypuhelimella. Whatsapp on integroinut tämän toiminnon viestintäsovellukseensa ja Applen FaceTime -sovellus, joka on esiasennettu kaikkiin iOS -laitteisiin, tukee myös videopuhelua.

Videokeskusteluissa on kuitenkin joitain sudenkuoppia. Loppujen lopuksi useiden tekijöiden on oltava yhdessä, jotta voidaan varmistaa ongelmaton kommunikaatio ilman värisevää kuvaa tai katkeruutta.

Mikä on videopuhelu?

Videokeskustelu on Internetissä tapahtuva keskustelu, joka ei toimi tekstin, vaan kuvien ja puheen välityksen kautta. Toisin kuin puhelu, video lisätään, jotta soittavat ihmiset näkevät toisensa. Tämä lisää viestinnän persoonallisuutta ja antaa puhelulle tietyn läheisyyden audiovisuaalisen kokemuksen ansiosta. Videokeskustelua kutsutaan siksi myös videopuheluksi tai videopuheluksi, koska se on puhelu, jossa on integroitu videotoiminto.

Videokeskustelu voidaan suorittaa kahden tai usean henkilön välillä. Valitusta työkalusta riippuen ääretön määrä ihmisiä voi jopa osallistua puheluun.

Videokeskustelu: miten prosessi sujuu?

Jos haluat keskustella jonkun kanssa videon kautta, sinun on valittava sovellus ja ladattava se. Suosittuja videochattiohjelmia ovat:

• Skype
• Microsoft Teams
• Zoomaus
• Google Meet
• Rento
• Jitsi
• Tox
• kotibileet

Videokeskusteluja voidaan käyttää sekä yksityisesti että puhua ystävien tai perheen kanssa puhelimessa tai ammatillisessa ympäristössä. Sekä puhelut liikekumppaneiden tai työtovereiden kanssa että jopa työhaastattelut voidaan suorittaa videopuhelun kautta. Ne voivat sekä korvata että täydentää kasvokkain tapaamisia ja sähköpostiviestejä.

Videokeskusohjelman avaamisen jälkeen muita käyttäjiä voidaan etsiä ja lisätä. Jos jollekin, jolle soitetaan, ei ole asennettu samaa ohjelmaa, hänet voidaan kutsua videopuheluun työkalusta riippuen linkin kautta ja sitten joko osallistua selaimen kautta tai ladata työkalu.

Jotta voit soittaa toiselle henkilölle, sinulla on oltava vain oma kamera ja mikrofoni päällä ja vakaa Internet -yhteys. Videokeskustelu voidaan sitten aloittaa napsauttamalla ”Soita” -painiketta ja yleensä on edelleen mahdollista valita, kytketäänkö kamera päälle vai pois.

Mitä toimintoja videokeskustelussa on?

Videokeskustelussa on erilaisia toimintoja käytetyn ohjelmiston mukaan.

• Kytke kamera päälle ja pois päältä
• Kytke mikrofoni päälle ja pois päältä
• Jaa oma näyttösi näyttääksesi jotain muille videokeskustelun osallistujille
• Lähetä tekstiviesti
• Tiedostojen samanaikainen käsittely (esimerkiksi Microsoft Teamsin kanssa)
• Lähetä tiedostoja
• Jaa tapaamisia
• Jaa muistiinpanoja
• Pelaa (esimerkiksi Housepartyn kaltaisten sovellusten kautta)

Onko videopuhelimella näitä etuja?

Videokeskustelun etu ei ole vain henkilökohtaisempi viestintäkokemus. Valitusta ohjelmasta riippuen videokeskustelun muodostavat monet lisätoiminnot. Tiedostojen jakaminen ja muokkaaminen on erityisen hyödyllistä ammatillisessa kontekstissa, esimerkiksi kotitoimistossa työskenteleville.

Sinun ei tarvitse mennä toimistoon keskustelemaan asioista tai pitämään esityksiä kollegoidesi tai esimiestesi kanssa. Kokoukset voidaan järjestää myös videoneuvottelun kautta, johon kaikki osallistujat voivat soittaa ja joissa PowerPoint -esitykset, Excel -taulukot, grafiikka tai jopa koko työpöytä voidaan jakaa.

Lisäksi monia videokeskusteluohjelmia voidaan käyttää esimerkiksi sähköpostien liian suurien tiedostojen jakamiseen. Käytännöllistä lyhennettä voidaan käyttää Skypen tai Teamsin kautta, jotta suuria tiedostoja ei tarvitse ladata tiedostonjakotyökalun avulla, jotta ne ovat saatavilla.

Skype -vaihtoehdot: Nämä ovat viisi videokeskusteluohjelmaa

Microsoft Teams

Microsoft Teams on erityisen suosittu ammatillisessa kontekstissa. Työkalu on ollut vuodesta 2022-2023 osa Skype for Businessin sijasta Microsoft Office 365: tä. Joukkueilla voidaan järjestää videoneuvotteluja ja keskusteluja jopa 300 osallistujan kanssa. Muita etuja ovat:

• HD -videopuhelut
• Näytön jakaminen
• Outlookin kalenteriin linkitetty aikataulu
• Jaetut muistikirjat
• Tiedostovarastot, joilla on pääsy muille
• Työskentele yhdessä asiakirjojen parissa
• Keskustella

Microsoft Teams on saatavilla 40 kielellä ja on täysin ilmainen. Sinun tarvitsee vain syöttää sähköpostiosoite rekisteröityäksesi ja voit aloittaa ohjelman käytön. Joukkueita voi käyttää sekä tietokoneella että älypuhelimella. Jos sinulla on Office 365 Business Premium -tili, voit jopa käydä videokeskusteluja rajoittamattoman osallistujamäärän kanssa.

Zoomaus

Zoom on suosittu videokeskusteluvaihtoehto Teamsille ja Skypelle. Tällä työkalulla on myös monia käytännön toimintoja, jotka helpottavat virtuaalista viestintää:

• Videoneuvottelut, joissa on enintään 1000 osallistujaa (hinnasta riippuen)
• Jopa 49 videota voidaan näyttää samanaikaisesti yhdellä näytöllä
• Näytön jakaminen - joko yksittäiset välilehdet tai koko näyttö voidaan jakaa
• Liitä älypuhelin ja näytä siinä jotain
• Sisältöä voidaan jakaa ja merkitä suoraan videopuhelun aikana
• Videoneuvotteluja voidaan tallentaa
• Puhuttujen sanojen transkriptiot voidaan luoda, jotta niitä voidaan käsitellä myöhemmin
• HD -video
• HD -ääni
• Tekstiviestien lähettäminen (chatit säilytetään jopa 10 vuotta)
• Liitä älypuhelin ja näytä siinä jotain

Zoom voidaan yhdistää myös yleisiin kalenteriohjelmistoihin: Exchange, Google Calendar ja Office 365.

Jitsi

Jitsin käyttö edellyttää vain verkkoselainta. Tämän on tuettava WebRTC -siirtotekniikkaa, jonka yleensä tekevät kaikki uudet selaimet, paitsi Internet Explorer. Videopuhelut Jitsin kanssa ovat mahdollisia myös Android- tai iOS -sovelluksen kautta. Rekisteröintiä tai asennusta ei tarvita käyttöön.

Jitsin toiminnot ovat suurelta osin samanlaisia kuin Zoomilla tai Teamsilla. Voit jakaa oman näytön ja keskustella. Jitsi voi kattaa myös asiakirjojen muokkaamisen, samoin kuin videoneuvottelujen tallennus. Muut Jitsin toiminnot ovat seuraavat:

• Oman näytön kuvan lisäksi myös oman kannettavan tietokoneen ääni voidaan jakaa. Voit esimerkiksi katsella YouTube -videota yhdessä. Mutta ole varovainen: Windows -käyttäjät voivat siirtää koko järjestelmän äänen, kun taas Mac ja Linux siirtävät ääntä vain yksittäisille välilehdille.
• Valvoja voi mykistää muut konferenssin osallistujat.
• Toisin kuin Zoom, videokeskustelut Jitsin kanssa ovat täysin salattuja.
• Pääsy keskusteluihin voidaan suojata salasanalla.
• Voit myös soittaa neuvotteluun puhelimitse.
• Konferenssia voi suoratoistaa YouTubessa.

Google Meet

Yhdessä Google Chatin kanssa Google Meet korvaa entisen Google Hangoutsin. Hangouts oli Googlen pikaviesti- ja videoneuvottelupalvelu. Google Meet on toiminnaltaan samanlainen kuin muut videoneuvotteluohjelmat, kuten Microsoft Teams tai Zoom. Toukokuusta 2022-2023–2022 lähtien käyttäjät voivat käyttää Google Meetiä ilmaiseksi ja pitää videokeskusteluja seuraavilla toiminnoilla:

• 16 osallistujaa voi osallistua puheluun kuvan kera ja enintään 100 osallistujaa ilman kuvaa.
• Videoneuvottelut eivät ole mahdollisia vain tietokoneen kautta, vaan myös selaimen sekä Android- ja iOS -sovelluksen kautta.
• Soittonumeron ansiosta voit osallistua konferenssiin myös puhelimitse.
• Linkki Google -kalenteriin
• Jaa näyttö jakamaan asiakirjoja, esityksiä tai laskentataulukoita
• Kaikkien käyttäjien väliset puhelut ovat salattuja
• Tekoälyn avulla puhelut voidaan tekstittää reaaliajassa - ihanteellinen kuulovammaisille käyttäjille

Sinulla on oltava Google -tili Google Meetin käyttämiseksi.

kotibileet

Houseparty on sovellus videokeskusteluille ryhmissä tai kahdelle ja sopii erityisesti yksityiskäyttöön. Toisin kuin Teams, Zoom tai Jitsi, Houseparty ei salli sinun muokata asiakirjoja yhdessä tai tallentaa neuvotteluja. Pikemminkin Houseparty on hauska ja rento chattailu useiden ystävien tai perheenjäsenten kanssa.

Housepartyn käyttäminen edellyttää tilin luomista. Tämä voidaan linkittää Snapchatiin haluttaessa. Voit sitten avata virtuaalihuoneen ja kutsua jopa seitsemän muuta osallistujaa. Housepartyn erikoisuus on, että sovellusta voidaan käyttää myös yhdessä pelaamiseen. Erilaisia minipelejä, kuten tietokilpailu, jossa kaikki osallistujat pulmapeliä näytöllä ja vastauksia sitten verrataan. Sovellus ei siis sovellu vain viihteeksi, vaan myös virtuaaliseen peli -iltaan.

Jotta voit käyttää Housepartyn turvallisesti, sinun on kuitenkin noudatettava muutamia sääntöjä:

• Huoneet tulee sulkea lukkosymbolilla heti, kun kaikki videokeskustelun osallistujat ovat paikalla, jotta muut ihmiset eivät yksinkertaisesti kytkeydy. Jos muut haluavat edelleen päästä sisään, heidän on tehtävä pyyntö, joka voidaan sitten vahvistaa tai hylätä.
• Varo sovelluksen sisäisiä ostoksia! Niitä tarjotaan minipelien yhteydessä, joille voi ostaa lisäosia lisämaksusta.
• Ghosting -toiminnossa voit määrittää, haluatko muiden näkevän, että käytät sovellusta tällä hetkellä vai et. Siirry "Ilmoitusten hallinta" -kohtaan ja määritä, että kukaan ei saa nähdä, että olet juuri kirjautunut Housepartyyn.
• Jos et halua, että ihmiset, jotka eivät ole ystäväluettelossasi, ottavat sinuun yhteyttä, voit estää heidät tai ilmoittaa niistä.
• Poista käytöstä kaikki paitsi "Kamera ja mikrofoni" yksityisyysasetuksissa, jotta sovellus voi tarjota parhaan mahdollisen suojan.
• Aktivoi "Yksityinen tila", jos haluat luoda lukituksen uudelle virtuaaliselle chat -huoneelle.

Valitettavasti Houseparty kerää paljon dataa ja välittää sen muun muassa Facebookiin. Kaikilla käyttäjillä on myös mahdollisuus kuvata näyttö ja siirtää se muille sanansaattajille ilmoittamatta siitä videokeskustelun osallistujille. Nämä ovat Housepartyn kaksi selvää negatiivista. Jos kuitenkin haluat käyttää sovellusta vain vaarattomiin keskusteluihin ja säätää yksityisyysasetuksia mahdollisimman paljon, käytön ei pitäisi olla ongelma.

Toinen tärkeä huomautus: Kaikkia lueteltuja viittä Skype -vaihtoehtoa voidaan käyttää ilmaiseksi perustoiminnoissaan!

WhatsApp ja FaceTime: Yksinkertainen videopuhelu yhdellä napsautuksella

Videokeskustelu voidaan suorittaa myös erityisen helposti FaceTimen WhatsAppin avulla. FaceTime on esiasennettu kaikkiin Apple -laitteisiin, ja useimmilla käyttäjillä on WhatsApp älypuhelimillaan. WhatsApp -puhelut voidaan soittaa myös tietokoneella.

Videopuhelu voidaan aloittaa yhdellä napsautuksella ilman lisäohjelmien asentamista tai kutsujen lähettämistä. Kun toinen henkilö on valinnut, hän näkee, että kyseessä on videopuhelu, ja heti kun hän hyväksyy puhelun, myös hänen kameransa aktivoituu.

Tällaiset puhelut ovat hieman vaikeampia useiden ihmisten kanssa, minkä vuoksi ne sopivat parhaiten kahden hengen viestintään. Mutta jos esimerkiksi WhatsApp -ryhmä, jossa on useita ihmisiä, on jo olemassa, kaikille näille osallistujille voidaan soittaa samanaikaisesti ja osallistua keskusteluun. Enintään neljä henkilöä voi osallistua keskusteluun.

Sekä WhatsAppissa että FaceTimessa on päästä päähän salaus, joten keskustelun sisältö pysyy vain käyttäjien välillä eikä sitä lueta.

Muita ohjelmia, jotka kannattaa katsoa

Tarpeistasi riippuen videoneuvotteluohjelmia on hyvin erilaisia. Esimerkiksi kouluille on mahdollista ladata aikataulut ja korvaussuunnitelmat ja suorittaa kyselyjä LeoApp -sovelluksen kautta. Jos haluat pitää neuvottelupuheluita lataamatta ohjelmistoa ja ilman monimutkaista rekisteröintiprosessia, voit tehdä sen Talkyoon kautta. Neuvottelupuheluhuone voidaan perustaa myös Portunityn kautta, johon käyttäjät voivat tavoittaa lankapuhelinnumeron kautta.

Nämä vaatimukset on täytettävä hyvän videokeskustelun kannalta

• Vakaa ja nopea Internet -yhteys
• Laadukkaat ääni- ja verkkokameralaitteet tai hyvä älypuhelinkamera (nykyaikaisia laitteita, kuten kuulokkeita, ei enää tarvitse asentaa lisäohjaimilla, vaan ne voidaan kytkeä ja käyttää suoraan)
• Selkeät säännöt, kuten muiden puhuminen, puhuminen aina muille osallistujille nimen mukaan, jotta vältetään sekaannus suurempien neuvottelupuhelujen aikana ja sanalliset eleet ja ilme, koska ne voidaan käytännössä ymmärtää väärin.

Häiriölähteet videopuheluiden aikana: Kuinka välttää ärsyttäviä ääniä

Melu on yleinen ilmiö videoneuvotteluissa. Useimmiten kyse on niin sanotusta palautteesta. Takaisinkytkentä tapahtuu, kun mikrofoni poimii äänen, toistaa sen suoraan kaiuttimella ja sitten uudelleen samalla mikrofonilla. Tämä luo akustisen syklin, joka edelleen vahvistaa ääntä.

Mitä lähempänä kaiutin ja mikrofoni ovat toisiaan, sitä pahemmaksi se muuttuu. Palautussilmukka voi kulkea satoja kertoja sekunnin murto -osassa ja johtaa epämiellyttävän koviin viheltäviin ääniin.

Voit välttää palautteen useilla tavoilla:

1. Turvallisin ratkaisu on kuulokkeet. Kuulokkeiden ääni tunkeutuu vain korviin eikä edes mikrofoniin. Akustinen sykli keskeytyy, eikä palautetta voi tulla.

2. Voit myös korjata tämän erityisillä mikrofoneilla sekä mikrofonin ja kaiuttimien järjestelyllä. Tämä on kuitenkin usein liian aikaa vievää videoneuvotteluille.

3. Helpoin ratkaisu: Tarkista videoneuvottelun isännöintiin käyttämäsi ohjelmiston asetukset. Nykyään useimmissa ohjelmissa on sisäänrakennetut suodattimet, jotka estävät palautetta suhteellisen luotettavasti. Etsi avainsanoja, kuten "kaiun vaimentaminen", "kaiun poistaminen" tai vastaava.

   Tärkeä: Kaikkien osallistujien on kytkettävä tämä suodatin päälle, jotta taustamelua ei todellakaan enää kuulu!

4. Olisi myös ihanteellista, jos jokainen osallistuja mykistää mikrofonin ja aktivoi sen vain, kun hän haluaa sanoa jotain. Esimerkiksi Jitsin kanssa tämä on helppo tehdä välilyönnin avulla.

6 vinkkiä sujuvaan videokeskusteluun

1. Testaa kuva ja ääni ennen videokeskustelua. Yleiset chat -ohjelmat tarjoavat sinulle tämän vaihtoehdon soittaessasi. Näin vältyt teknisiltä vaikeuksilta keskustelun alussa, mutta pääset suoraan olennaiseen. Voit myös näyttää kuvan verkkokamerastasi valitsematta videokeskusohjelmaa. Tämä toimii valitsemalla verkkokamera tiedostohakemistosta kohdasta "Tietokone".
2. Suuria tiedostoja tai videoita ei saa ladata samanaikaisesti videopuhelun aikana. Tämä syö liikaa kaistanleveyttä ja voi aiheuttaa häiriöitä video- ja äänilähetyksissä videokeskustelussa.
3. Jos lähetys on nykivää, jotkut videokeskusteluohjelmat voivat heikentää videon laatua vain muutamalla napsautuksella. Tämä käyttää vähemmän kaistanleveyttä, mikä voi parantaa yleistä chat -laatua.
4. Jos Internet -yhteytesi on yleensä melko hidas, kirjaa muut laitteet ulos WLAN -verkosta, jotta videopuheluille jää mahdollisimman paljon kaistanleveyttä.
5. Ole hiljaisessa ympäristössä, ja on parasta käyttää kuulokkeita liittyäksesi videoneuvotteluun. Tämä vähentää ärsyttäviä ulkopuolisia ääniä ja äänesi välittyy suoremmin kuin puhuessasi kannettavan tietokoneen mikrofoniin.
6. Ohjelmasta riippuen yksi selain on yhteensopivampi kuin toinen. Esimerkiksi vaikka Jitsi toimii erityisen hyvin Google Chromen kanssa, Firefoxilla on usein ongelmia äänen ja kuvan kanssa. Jos se ei toimi tällä tavalla yhdellä selaimella, voi olla järkevää valita itsesi lyhyesti keskustelusta ja soittaa sitten uudelleen toisella selaimella.

Kaksi muuta vinkkiä loistavan videokeskusteluelämyksen varmistamiseksi:

1. Nosta kannettavaa tietokonetta hieman tai aseta kamera niin, että voit katsoa suoraan siihen tai jopa hieman ylhäältä. Näkymä alhaalta ei yleensä ole kovin imarteleva.
2. Pidä huolta taustastasi. Varsinkin kun kyseessä on yritysvideoneuvottelu, sinun ei pitäisi istua tekemättömän sängyn tai keittiön pesualtaan edessä.Valitse joko siisti, neutraali ympäristö, kuten työhuone, tai istu tavallisen seinän edessä.

Johtopäätös: Videokeskustelu voi olla enemmän kuin vain keskustelu

Monet videokeskustelu -ohjelmista tarjoavat muutakin kuin vain videokeskustelua. Muokkaamalla asiakirjoja yhdessä ja jakamalla asiakirjoja tai omaa näyttöäsi Teamsin tai Zoomin kaltaisista ohjelmista tulee multimediatyökaluja, jotka mullistavat työn. Loppujen lopuksi ihmisten ei enää tarvitse olla huoneessa seuratakseen esitystä. Houseparty, WhatsApp tai FaceTime tarjoavat myös monia yksinkertaisia vaihtoehtoja yksityisille videokeskusteluille käytännöllisillä laajennuksilla, kuten Housepartyn minipeleillä. Hyvät tekniset edellytykset, selkeät viestintäsäännöt ja hiljainen ympäristö ovat ratkaisevia hyvän videokeskustelun kannalta.