Hyvä tiedonhallinta: tehtävät, työkalut ja konsepti

Nämä ovat neljä tietotyyppiä, jotka sinun pitäisi ehdottomasti tietää

Kysymys oikeasta tiedonhallinnasta on tulossa yhä tärkeämmäksi yrityksille. Loppujen lopuksi yrityksissä käsitellään suuria määriä tietoja päivittäin, ja niiden asettaminen saataville ja suojaaminen toisaalta on vain osa tiedonhallintaa.

Mitä tietojenhallinta sisältää? määritelmä

Tietojenhallinnalla tarkoitetaan tietojen keräämistä, käyttöä ja tallentamista ottaen huomioon muutama parametri. Tietoja tulee hallita edullisesti, turvallisesti ja tehokkaasti. Tietojenhallinnan pitäisi mahdollistaa yritysten ja muiden organisaatioiden työntekijöiden käyttää tietoja tavoitteiden saavuttamiseen, päätösten tekemiseen, toimenpiteiden toteuttamiseen ja siten yrityksen arvon kasvattamiseen. Tietojen käytön on tapahduttava tiettyjen vaatimusten mukaisesti ja aina optimoitava.

Tässä yhteydessä tiedonhallinta ja prosessinhallinta liittyvät läheisesti toisiinsa. Loppujen lopuksi monissa yrityksissä data on yrityksen omaisuus. Vastaavat prosessit ovat välttämättömiä tämän arvon suojaamiseksi tehokkaasti, mutta myös uusien arvojen luomiseksi ja voidaksemme käyttää olemassa olevia tietoja ilman ongelmia.

Vastuullista ja tehokasta tiedonhallintaa varten yritykset tarvitsevat konseptin, joka kattaa kaikki näkökohdat:

• Kerätä dataa
• Tallenna
• käsitellä tietoja
• Arkistoi tiedot
• poista tiedot

Parhaassa tapauksessa tämä käsite ottaa huomioon sekä yrityksen tiedonhallintavaatimukset että tietojen turvallisuuden ja suojan.

Tietoa on 4 eri tyyppiä

Jotta voit hallita kokonaisvaltaisesti tiedonhallintaa, on tärkeää, että ymmärrät erilaiset tiedot. Loppujen lopuksi esimerkiksi henkilötietoja, kuten työntekijöiden nimiä ja osoitteita, halutaan käsitellä eri tavalla kuin tietoja, jotka julkaiset yrityksesi verkkosivustolla kaikkien luettavalla tavalla.

Henkilökohtaiset tiedot

Kaikki tiettyihin henkilöihin liittyvät tiedot, kuten työntekijöiden nimet, osoitteet tai pankkitiedot, ovat henkilötietoja. Kerätyt mittaustiedot ja asiakastiedot ovat kuitenkin myös henkilötietoja. Kaikki omiin työntekijöihimme ja asiakkaisiimme sekä muihin kolmansiin osapuoliin liittyvät tiedot lasketaan henkilötiedoiksi. Nämä on suojattava erityisesti.

Arkaluonteisia yritystietoja

Kaikki yrityssalaisuuksiin liittyvät tiedot, kuten vero- ja kirjanpitoasiakirjat, ovat arkaluonteisia yritystietoja. Hankkeiden aikana tuotetut tiedot, kuten laskelmat, reseptit, tutkimustiedot ja tekninen tietämys, luokitellaan myös arkaluonteisiksi tiedoiksi. Sisäiset menettelyt tai prosessit, asiakasluettelot ja yritysstrategiat huomioidaan myös tällä alalla. Tässä on tärkeää määritellä selkeästi, mitkä tiedot on suojattava ja mitä ei osana tiedonhallintaa. Yleensä yrityksillä on uusia työntekijöitä allekirjoittaessaan yritykseen liittymisensä salassapitosopimus, jonka kanssa ne sitoutuvat olemaan luovuttamatta arkaluonteisia yritystietoja kolmansille osapuolille.

Toissijainen data

Toissijaiset tiedot syntyvät edelleen käsitellyistä perustiedoista. Ne viittaavat kaikkiin tietoihin, jotka on luotu eri tarkoitusta varten ja joita esiintyy myös osana mittausta. Jos esimerkiksi työntekijöiden tai asiakkaiden rekisterikilvet näkyvät valokuvissa, jotka on otettu ja julkaistu yrityksen omista tiloista, tämä on toissijaista tietoa. Vaikka esimerkiksi kysely olisi tehty, toissijaisia tietoja voi syntyä. Varsinainen kyselylomake on ensisijainen tieto, ja tulokset, jotka on koottu näistä perustiedoista eivätkä enää salli johtopäätösten tekemistä vastaajista, ovat sitten toissijaisia tietoja.

Julkisesti saatavilla olevat tiedot

Jos tietoja jaetaan julkisesti oman yrityksen verkkosivustolla tai painetuissa asiakirjoissa, niiden on täytettävä tietyt vaatimukset. Esimerkiksi muita tekijänoikeuksia tai tavaramerkkioikeuksia ei saa loukata, jos esimerkiksi muut kuin omasi ovat nähtävissä valokuvassa. Muiden on suojattava omia logoja ja iskulauseita varkauksilta, esimerkiksi rekisteröimällä ne sana- tai kuviomerkiksi.

Tiedonhallinta: Näitä tehtäviä on

Tietojen hallintaan liittyy erilaisia tehtäviä.

• Tiedonkeruu Kun otetaan huomioon datatalous, eli vain niin paljon dataa kuin todella tarvitaan, voidaan kerätä. Yleisestä tietosuoja -asetuksesta (GDPR) tämä säästövelvollisuus on säädetty.
• Varmista tietojen laatutyöskentelemällä huolellisesti tietoja syötettäessä.
• Tietojen käyttö tee siitä läpinäkyvä.
• Vältä tiedonsiirtoa, jos mahdollista. Mitä enemmän tietoja siirretään paikasta A paikkaan B, sitä alttiimpia olet tietoturvaloukkauksille tai tietojen menetykselle.
• Tee tietolähteistä helposti saatavilla.
• Tallenna tiedot turvallisestiesimerkiksi pilvessä tai tietokantaohjelmistossa.
• Suojattu data ja luoda säännöllisesti varmuuskopioita esimerkiksi pilvessä tai ulkoisella tallennusvälineellä.
• Suojaa tiedostojärjestelmät ja koko IThakkereiden hyökkäyksiltä tai haittaohjelmilta. Tämä on mahdollista palomuureilla ja ajantasaisella virussuojauksella.
• Sisäinen tietosuoja antamalla oikeuksia tietojärjestelmissä. Loppujen lopuksi esimerkiksi työntekijöiden tiedot on suojattava myös muilta työntekijöiltä.
• Suojaa laitteistoa, tulipaloa, vesivahinkoja tai ylijännitettä vastaan.
• Kommunikoida tietojen käsittelytaitojaväärän toiminnan välttämiseksi.
• Tarkista tietojen laatu, mieluiten kiinteällä säännöllisyydellä.
• Tietojen arkistointijotta parhaillaan käytössä olevien järjestelmien ja laitteiden tietomäärä olisi mahdollisimman pieni. Esimerkiksi verotoimiston tiedot on myös tallennettava tiettyjä aikoja riippumatta siitä, tarvitaanko niitä edelleen nykyisessä liiketoiminnassa.
• Poista tiedot pysyvästiluoda tilaa toisaalta ja toisaalta päästä eroon tietosuojavastuusta. On syytä tarkistaa huolellisesti etukäteen, voidaanko poistettavat tiedot todella poistaa pysyvästi vai ei niitä välttämättä tarvita muualla. Poistaminen ei ole sama asia kuin poistaminen, joten joidenkin kiintolevyjen tiedot korvataan yksinkertaisesti. Jos haluat todella poistaa ne, sinun on työskenneltävä sopivien ohjelmien, kuten CCleanerin, kanssa.
• Noudata oikeusvarmuutta ja a analysoida säännöllisesti omia tietojasi noudata yleisiä lakeja.
• Oivallukset läpinäkyviä tehdä ja jakaa muiden kanssa.

Haasteet ja tavoitteet tiedonhallinnassa

Tietojenhallinnan haasteena on, että kaikki nämä tehtävät liittyvät toisiinsa ja suunnitellaan mahdollisimman tehokkaasti ja käytännöllisesti. Jokaisella työntekijällä on oltava pääsy tarvitsemiinsa tietoihin unohtamatta tietosuojaa. Niin sanottu tiedonhallintaohje voi olla hyödyllinen yrityksille. Tämä määrittää, miten tietoja käsitellään yrityksessä.

Erityiset haasteet tiedonhallinnassa syntyvät muun muassa seuraavista näkökohdista:

• jatkuvasti lisääntyvä datamäärä (big data)
• hakkerit yhä useammin petollisia hyökkäyksiä tietoturvaan
• Lakivaatimukset muuttuvat jatkuvasti, mikä tarkoittaa, että yritysten on aina oltava ajan tasalla

Muutokset organisaatiossa vaikeuttavat myös tietojen käsittelyä. Koska tiedonhallinnan aihe on tulossa yhä tärkeämmäksi monissa yrityksissä, nyt on olemassa jopa vakituisia tehtäviä, niin sanottuja datanhoitajia, jotka käsittelevät yksinomaan tätä aihetta.

Tiedonhallinta: 4 mahdollista ohjelmistoratkaisua

Yritysten tiedonhallintaan on erilaisia vaihtoehtoja ja monia valmiita ohjelmistoratkaisuja:

Sisällönhallintajärjestelmät	CMS ovat järjestelmiä, joissa sisältö ja tiedot yhdistetään. Tietokannat voidaan myös integroida sisällönhallintajärjestelmiin.
Perustietojen hallinta	Perustietojen hallinnalla tarkoitetaan perustietojen eli organisaation ydintietojen keskushallintoa. Olipa työntekijän tiedot tai asiakastiedot - ne kaikki kuuluvat perustietoihin ja vaativat erityistä suojaa.
Yrityksen resurssisuunnittelujärjestelmät	Tällaisen kokonaisvaltaisen ohjelmiston avulla kaikki organisaation resurssit voidaan tallentaa. Työvälineet, materiaalit, työntekijöiden kuukausikulut ja paljon muuta voidaan kartoittaa niiden päälle.
Asiakirjojen hallintajärjestelmät	Tällaisia järjestelmiä voidaan käyttää asiakirjojen tallentamiseen, lajitteluun, hallintaan ja arkistointiin. Esimerkiksi ecoDMS sopii pienyrityksille ja yksittäisille yrittäjille.

Google, Oracle, SAP ja monet muut suuret yritykset tarjoavat lukuisia työkaluja ja ohjelmia tietojen hallintaan.

Tietojenhallinta yksityishenkilöille

Myös freelancereille, yksityisyrittäjille ja pienille startup -yrityksille tiedonhallinta -aihe on ajankohtainen, ja heidän tulisi etsiä ympärilleen vastaavat ohjelmistot varhaisessa vaiheessa.

Tietojenhallinnan aihe on tärkeä myös yksityishenkilönä, vaikkakin pienemmällä tasolla. Kotitietokoneessa, älypuhelimessa ja tabletissa on suuri määrä tietoja, jotka on lajiteltava, hallittava ja varmuuskopioitava.

Hyödyllisiä työkaluja tiedonhallintaan

Voit hallita tietoja oikeilla työkaluilla - jokaiseen tarkoitukseen on oikea ohjelmisto:

• Tilauksen kansioon -toiminnon avulla voit lajitella ja hallita tiedostoja Windows -tietokoneellasi.
• DirPrintOK tulostaa kansioiden ja tiedostojen yleiskatsaukset luettelona.
• VisiPicsin avulla voit löytää päällekkäisiä valokuvia kiintolevyltäsi ja poistaa tarpeettomia kuvia, jotta saat tilaa uusille tiedoille.
• DupeGuru auttaa sinua löytämään päällekkäisiä tiedostoja. Voit lajitella erilaisia tiedostoja, kuten musiikkia, kuvia ja paljon muuta.
• Avaa estetyt tiedostot Unlockerilla.
• Jajuk -ohjelmiston avulla voit tuoda musiikkikokoelmasi ja lajitella sen.
• Terminplaner.net on yksinkertainen työkalu tiedostojen hallintaan.
• Ant-elokuvaluettelo auttaa luetteloimaan videoita, DVD-levyjä ja Blu-ray-levyjä.
• Tiedostonhallinta Double Commander sopii hyvin tiedostojen kopioimiseen ja siirtämiseen järjestyksen luomiseksi tietokoneelle. Voit myös käyttää tätä ohjelmaa tiedostojen erän nimeämiseen.
• Dircompin avulla voit verrata kokonaisia kansioita keskenään, jotta tietokanta pysyy yhtenäisenä.
• Lataamalla "Poista tyhjät kansiot nopeasti" voit poistaa tyhjät kansiot helposti Outlookista.
• Kansioakselin avulla voit jakaa suuret tiedostomäärät sisältävät kansiot kahteen tai useampaan kansioon.
• Toucan -työkalulla on vain yksi toiminto: kopioi tiedostot mukavasti ja turvallisesti. Se tekee tämän työn tyydyttävästi.
• Voit lukea äänikirjoja CDexillä tai EasyTagilla ja tallentaa ne kiintolevyllesi.
• IsoBusterilla voit lukea kuvatiedostoja.

Vinkkejä hyvään tiedonhallintaan

Hyvä tiedonhallinta alkaa oikeilla työkaluilla, mutta se vaatii paljon enemmän. Jos noudatat muutamia sääntöjä, pidennät tietojesi elinkaarta ja säästät kaaoksen järjestelmässäsi:

• Pidä tiedon laatu korkeana heti alusta alkaen. Älä arkistoi virheellisiä, puutteellisia, huonosti jäsenneltyjä tai tarpeettomia tietoja. Vältä päällekkäisyyttä.
• Ota huomioon sovellettava tietosuojalaki ongelmien välttämiseksi.
• Varmuuskopioi tietosi, jotta voit aina palata varmuuskopioon.
• Tee tietojen käytöstä avointa.
• On parasta laittaa tietosi sinne, missä niiden lopullinen määräpaikka on.
• Standardoi oikeinkirjoitukset ja käännökset.
• Automatisoi prosesseja, kuten varmuuskopioiden luominen.
• Yksinkertaista prosesseja.
• Verkkoratkaisut tehokkaasti ja eri menetelmien yhdistäminen mahdollisimman kattavan tiedonhallinnan kartoittamiseksi.
• Tietojen yhdistäminen ja erilaisten tietojen yhdistäminen yhtenäiseksi rakenteeksi on myös järkevää.

Johtopäätös: tiedonhallinta vaatii jäsenneltyjä menettelyjä

Tiedonhallinta on monimutkainen ala, jolla on monia erilaisia vaatimuksia. Tietoja on erityyppisiä, ja niitä on käsiteltävä eri tavalla. Esimerkiksi vaikka henkilötietoja suojataan erityisellä tavalla, muut tiedot asetetaan tarkoituksella yleisön saataville. Tiedonhallinta asettaa monia haasteita tietojen hallintaan, varmuuskopiointiin ja arkistointiin. Yritykset ovat valinnanvaraisia eri ohjelmistoratkaisuista. Yksityishenkilöiden on myös käsiteltävä tiedonhallinnan aihetta. Monet pienet työkalut auttavat tässä ja helpottavat jatkuvasti kasvavan tietomäärän käsittelyä.