Luo ammattimaisesti Outlook -allekirjoituksia

Vain muutamalla napsautuksella Outlook -allekirjoitukseen

Outlookin allekirjoitukseen voidaan viitata tekstinä, joka lisätään manuaalisesti tai sähköpostiviestin oletusasetuksena. On tavallista, että allekirjoitukset sisällytetään työsähköpostiviesteihin. Yrityksen sähköpostin allekirjoitus nimeää viestin kirjoittajan ja antaa tärkeimmät yhteystiedot. Sitä voidaan kutsua sähköiseksi käyntikortiksi.

Allekirjoituksia vaaditaan laissa yrityssähköposteissa. Lähettäjän ja yleisten yhteystietojen lisäksi on annettava myös pakolliset tiedot yrityksen nimestä ja oikeudellisesta muodosta, jotka vastaavat kirjelomaketta.

Allekirjoitusta ei vaadita laissa yksityisessä ympäristössä. Ymmärrettävistä syistä on järkevää sisällyttää allekirjoitus myös yksityisiin sähköpostiviesteihin:

• Se epäilemättä tunnistaa sinut viestin lähettäjäksi
• Allekirjoitus saa sähköpostisi näyttämään ammattimaiselta
• Allekirjoittamalla ja määrittämällä yhteystiedot roskapostisuodatin ei yleensä suodata viestiä

Yhteenvetona on järkevää ja vaikuttaa aitolta lisätä allekirjoitus jokaiseen sähköpostiviestiin. Microsoft Outlook tarjoaa monia vaihtoehtoja eri allekirjoitusten luomiseen, mukauttamiseen ja yksilöimiseen.

Luo allekirjoitus Outlookissa: Kuinka luoda allekirjoitus vain muutamalla hiiren napsautuksella

Luot allekirjoituksen Outlookissa seuraavan mallin mukaisesti:

1. Avaa uusi sähköpostiviesti ja siirry Lisää -valikon Allekirjoitus -välilehteen.

   

2. Avautuu ikkuna, jossa voit joko muokata olemassa olevia allekirjoituksiasi tai luoda uuden allekirjoituksen yksilöllisellä muotoilulla. Seuraavat ovat erityisen sopivia yksityisen allekirjoituksen sisällönä:

   • Sinun nimesi.
   • Osoitteesi.
   • Yhteystiedot, kuten puhelin, faksi ja sähköposti.
   • Valinnainen: yksityisen verkkosivustosi osoite.

   Lisäksi voit vaihtoehtoisesti sisällyttää allekirjoitukseesi kuvia tai animoituja GIF.webp -tiedostoja logona, jotta voit suunnitella allekirjoituksen html -muodossa yksilöllisesti ja ainutlaatuisesti.

   

3. Tekstikenttä, jossa suunnittelet allekirjoituksesi, tarjoaa laajan valikoiman mukautusvaihtoehtoja. Voit muun muassa tehdä askel askeleelta:

   • Valitse fontti, fontin väri ja kirjasinkoko.
   • Määritä tekstin tasaus: vasen, oikea, oikea tai keskitetty.
   • Sisällytä valokuvia ja linkkejä.
   • Lisää käyntikortti vcf -muodossa Käyntikortti -kenttään.
   • Valitse sähköpostitili, jolla allekirjoitus toimitetaan.
   • Päätä, käytetäänkö allekirjoitusta myös sähköpostivastauksiin ja edelleenlähetyksiin.

Kun olet tehnyt kaikki merkinnät, lopeta allekirjoituksesi luominen OK -painikkeella. Allekirjoitus toimitetaan nyt käytetyn sähköpostitilin vakiomallina. On myös mahdollisuus suunnitella useita allekirjoituksia yhdelle sähköpostitilille tai useille tileille. Vaikka allekirjoitus toimitetaan tavallisena allekirjoituksena, voit lisätä vaihtoehtoiset allekirjoitukset manuaalisesti tarvittaessa.

Allekirjoituksen muuttaminen

Jos haluat muuttaa allekirjoitusta, Outlookissa on kaksi käyttäjäystävällistä vaihtoehtoa:

1. Kirjoita hakutermi "Allekirjoitukset" Outlookin yläosan hakupalkkiin ja avaa allekirjoituksesi napsauttamalla "Toiminnot / allekirjoitus".

   

2. Samalla tavalla kuin uuden allekirjoituksen luominen, avaa uusi viesti ja siirry valikkorivin Allekirjoitus -välilehteen.

   Allekirjoitukseen tehdyt muutokset on tallennettava napsauttamalla hiiren painiketta ja painamalla OK. Muutettu allekirjoitus liitetään sitten sähköpostisi automaattisesti asetuksista riippuen.

Mistä löydät sopivat mallit allekirjoituksille

Internetissä on hyödyllisiä linkkejä ja ehdotuksia allekirjoitusten luomiseksi. Microsoft tarjoaa Microsoft Outlookin valmistajana myös allekirjoitusten malleja, jotka näyttävät ammattimaisilta ja sopivat liike- tai yksityiskäyttöön. Siirry Microsoftin allekirjoitusmalleihin napsauttamalla allekirjoituksen luomisen valintaikkunan alareunassa olevaa linkkiä: "Hanki allekirjoitusmallit"Klikkaus. Vaihtoehtoisesti löydät Internetistä myös muita ehdotuksia ja malleja allekirjoituksille.

Tämä vie sinut Microsoftin tukisivulle, joka kuvaa käyttäjäystävällisellä tavalla allekirjoituksen luomisen Microsoft Word -mallin avulla ja sen tallentamisen Outlookiin.

Tärkeitä vinkkejä allekirjoituksen suunnitteluun

Allekirjoitus yksityisessä ympäristössä voidaan suunnitella yksilöllisesti. Sallittu on se, mikä miellyttää ja tekee hyvän vaikutelman sähköpostiviestin vastaanottajalle.

Yrityssähköpostit ja allekirjoitukset tulee aina muotoilla DIN-standardin 5008 mukaisesti. Koska sähköpostien ja allekirjoitusten tarkoituksena on helpottaa kirjeenvaihtoa, lainsäätäjä asetti ne tasavertaiseen asemaan liikekirjeiden ja faksien kanssa 1.1.2007. Tästä syystä allekirjoituksia suunniteltaessa on noudatettava lainsäätäjän määräyksiä. Yrityksen allekirjoituksen tulisi yleensä koostua kolmesta osasta:

1. Nimet ja mahdollisesti yleinen tervehdys.
2. Yrityksen yhteystiedot.
3. Lakitiedot.

Jos allekirjoitusta käytetään liiketarkoituksiin, sinun on myös varmistettava, että puhelin- ja faksinumerot on sisällytetty DIN -sääntöjen mukaisesti. Lisäksi on tärkeää, että lähettäjät kirjoittavat koko etu- ja sukunimensä ja välttävät lyhenteitä.

Riviväli, kirjasinkoko ja aihe

Jokaisessa allekirjoituksessa on järkevää käyttää tekstissä käytettyä fonttia. Monissa tapauksissa yritykset käyttävät yrityksen kirjasimia kirjelomakkeisiin ja kaikenlaiseen kirjeenvaihtoon. Vakiofontit, kuten Calibri, Arial tai Times New Roman, sopivat yksityishenkilöille. Nämä fontit varmistavat, että allekirjoitus näkyy luettavissa olevilla kirjaimilla vastaanottajalle.

Jos käytät koristeellista kursiivifonttia tai leikkisiä kirjasimia vakiona, tämä voi aiheuttaa ärsytystä. Kirjeen kooksi on valittava 10–12 pisteen kirjain. Rivivälin tulee vastata vakioarvoja, ja sähköpostin tapaan se on yleensä yksi rivi. Aihetta ei saa koskaan unohtaa sähköpostiviestissä.

Kuinka lisätä logoja ja kuvia allekirjoitukseen

Voit lisätä logoosi tai yksittäisiä kuvia, esimerkiksi yrityskuvan, allekirjoitukseesi käyttämällä graafista symbolia. Varmista ennen liittämistä, että kuva ei ole liian suuri ja että se sopii hyvin allekirjoituksesi kokonaiskuvaan. Vanhemmissa Outlook -versioissa logojen ja kuvien lisääminen on erilainen - etenkin Outlook 2000: ssa ja Outlook 2003: ssa mahdollisuudet poikkeavat nykyisten Outlook -versioiden mahdollisuuksista.

Allekirjoitusta on myös mahdollista käyttää tieto- ja mainosvälineenä. Linkki verkkosivustollesi, erikoistarjous tai lisätietoja sinusta tai yrityksestäsi voi olla hyödyllinen vastaanottajien uteliaisuuden lisäämisessä.

Etsi allekirjoituksia Windows -kansiosta

Huomautus: Jos haluat tallentaa henkilökohtaisen allekirjoituksen, tarvitset tallennuspolun tätä varten. Allekirjoitukset tallennetaan keskitetysti Windowsiin piilotettuun kansioon, jota voit käyttää seuraavalla Windows -komennolla:

Paina samanaikaisesti [Windows] - ja [R] -näppäimiä - Suorita -valintaikkuna avautuu.

Kirjoita seuraava komento valintaikkunaan:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Pääset allekirjoitusten kansioon ja voit kopioida ja tallentaa ne.

Johtopäätös allekirjoitusten ammattimaisesta käytöstä Outlookissa

Allekirjoitus Outlookissa on ammattimainen ja testattu tapa esitellä itsesi viestin lähettäjänä. Etu- ja sukunimi, henkilökohtaiset yhteystiedot ja liiketoimintaympäristössä oikeudellisten tietojen sisällyttäminen ovat välttämättömiä ja tarkoituksenmukaisia.

Voit luoda uuden allekirjoituksen Outlookissa vain muutamalla hiiren napsautuksella tai Microsoft Wordin ja ulkoisten mallien avulla. Voi olla hyödyllistä lisätä valokuvia tai logo allekirjoitukseen. On myös tärkeää noudattaa DIN 5008 -standardin sääntöjä yritysten allekirjoituksista. Allekirjoituksen tulisi aina ilmoittaa vastaanottajalle, mahdollistaa nopea yleiskatsaus lähettäjästä ja vastata sähköpostin kokonaiskuvaa.