Kuinka rakentaa Word -asiakirjasi oikein
Word tarjoaa käyttäjille monia eri vaihtoehtoja tekstiasiakirjojen suunnitteluun eri vaatimusten tai yksittäisten ideoiden mukaan. Fonttiasetusten lisäksi myös asiakirjojen asettelua ja muotoilua voidaan säätää. Varsinkin jos käytät Wordia usein ja käytät tiettyä tekstirakennetta säännöllisesti, voit hyötyä suuresti "muotoilumallista". Mutta miten voit luoda mallin Wordissa? Ja miten muokkaat niitä?
Word -malli: mitä se oikeastaan on?
Eikö työsi rajoitu yhteen tiettyyn muotoon? Pitääkö sinun vaihtaa eri tyyppisten tekstien välillä? Voit tallentaa erilaisia käyttäjämalleja Wordiin ja käyttää niitä milloin tahansa. Näin voit luoda asiakirjoja pienellä vaivalla ja täyttää ne nopeasti sopivalla sisällöllä.
Tietyissä olosuhteissa arkistointijärjestelmään kertyy muutamia malleja. Yleiskatsauksen säilyttämiseksi voit lajitella nämä malliasiakirjat vastaavalla tehtäväalueella. Tällä tavalla löydät sen vielä nopeammin, kun etsit tiettyä tyyliä. Mutta miten muotoilumallit voidaan sisällyttää asiakirjaasi?
Lyhyesti: rakenna ja muokkaa tekstejä selkeästi
Löydät valikoiman muotoilumalleja valikkovalikosta "Käynnistä" -välilehdestä. Oletuksena Word määrittelee eri tasot otsikoille eri kirjasimilla ja kokoilla, mikä auttaa standardoimaan tekstiasiakirjoja. Lisäksi otsikot erottuvat niin hyvin teksti- tai kuvasisällöstä.
Mallien käyttö mahdollistaa myös nopeamman navigoinnin asiakirjassa. Löydät pääsääntöisesti niin sanotun "navigointialueen" sivun vasemmasta reunasta Wordissa. Jos tämä ei näy sinulle, toimi seuraavasti:
-
Valitse Näytä -välilehdet.
-
"Näyttö" -alueella voit tarkistaa kentät "Viivain", "Ruudukon linjat" ja "Navigointialue".
-
Heti kun valitset "Navigointialue", navigointipalkki ilmestyy vasemmalle.
-
Napsauta tästä "Otsikot", niin otsikkorakenne näkyy navigointipalkissa.
Word näyttää tässä kaikki määritellyt otsikot ja alaotsikot. Napsauttamalla navigointialueen kohdistettua tekstikenttää voit helposti vaihtaa luomiesi tasojen välillä.
Onko sinun noudatettava erityisiä ohjeita tekstin ja otsikoiden muotoilusta? Saitko tarkat ohjeet siitä, miltä asiakirjan loppu näyttää? Sanan ehdotukset eivät aina täytä yritysten, koulujen tai henkilökohtaisen maun vaatimuksia. Jos käytät sitten mukautettua malliasi, voit olla varma, että se näyttää yhtenäiseltä ja täyttää vaatimukset.
Käytännöllinen ja yksilöllinen: Wordin formaattitarkastaja
Tästä syystä malleja voidaan muokata. Vaikka Microsoft Word määrittää usein tietyn fontin koon, fontin, tietyn riviväliä ja valinnan oikeutetun, oikean tai vasemman perustelun välillä, tässä on silti tilaa: Voit tehdä muutoksia asetuksiin haluamallasi tavalla.
Jos haluat muokata muotoilumallia tai luoda uuden mallin, avaa valikkorivin "Käynnistä" -välilehti. Täältä löydät Muotoile malleja -kentän. Napsauta oikeassa alakulmassa olevaa pientä nuolta. Word -versiosta riippuen sinulla on tässä vaiheessa erilaisia vaihtoehtoja. Seuraavat toiminnot ovat käytettävissäsi:
- Uusi tyylimalli
- Muototarkastaja
- Tarkista tyylit
- Asetukset
Näet tässä vain symboleja lueteltujen termien sijasta. Esimerkiksi "A +" tarkoittaa "New Format Template". Napsauta symbolia avataksesi vastaavan ikkunan.
"Uusi muotoilumalli" -kohdassa voit määrittää uusia malleja tekstin muotoiluun omien ideoidesi mukaan tai neuvotellen työnantajasi kanssa. "Muototarkastaja" on toisaalta avustaja, joka tarkistaa, noudatetaanko aiemmin määritettyjä muotomalleja - kuten "Muotomallin tarkistaminen". Esimerkiksi "Asetukset" -kohdassa voit käyttää nykyistä asiakirjaa pohjana uuden mallin luomiseen.
Hyvin järjestetty: Näin voit seurata asioita Wordissa
Jos olet päättänyt luoda yksittäisiä käyttäjämalleja Microsoft Wordissa, näyteasiakirja voidaan tallentaa sopivaan tallennuspaikkaan. Jotta tiedostot voidaan avata nopeasti oikeaan aikaan, vastaavan kansion pitäisi olla helppo löytää.
Koska suuret tietomäärät voivat kerätä nopeasti tietokoneeseen, organisaatiosi on erityisen tärkeä tässä. Word ehdottaa erilaisia tallennuspaikkoja tiedostotyypin mukaan. Samaan aikaan Office -ohjelma tarjoaa sinulle mahdollisuuden näyttää kaikki käytettävissä olevat muotoilumallit.
Voit kuitenkin käyttää käyttäjämalleja ja käyttää myös yksittäisiä valmiita tekstimoduuleja luettelon valinnan kautta. Grafiikan lisäksi asiakirjat voidaan koota kansioon ja sijoittaa erilliseen ja asianmukaisesti merkittyyn tallennuspaikkaan käyttäjänimelläsi.
Käytä mahdollisuuksia: Käytä Word -toimintoja oikein
Muuttuvien tekstimoduulien ansiosta tekstiä ei voi luoda vain muutamassa vaiheessa, vaan voit käyttää muita toimintoja lisämukautusten tekemiseen. Riippuen siitä, mitä vaatimuksia asiakirjan pitäisi lopulta täyttää, voit lisätä muutamia elementtejä, jotka tekevät tekstistä houkuttelevamman.
Grafiikka, erilliset tekstikentät, lainaukset ja hyperlinkit, jotka erottuvat muusta tekstistä, vetävät usein erityisesti lukijoita ja herättävät heidän kiinnostuksensa. Sisällysluettelo, lähdeluettelo, kirjoittajien nimet sekä päivämäärä ja sivunumerot ovat yleensä osa muodollisia perusasioita, joita useimmat asiakirjat sisältävät.
Jos useampi kuin yksi henkilö työskentelee tiedoston kanssa, voi olla hyödyllistä sisällyttää tekstin ylä- tai alatunnisteeseen polku, josta asiakirjan sijaintia tarkastellaan. Käyttäjänimesi saattaa näkyä valikossa, jotta kaikki tekstin parissa työskentelevät voivat nähdä, kuka on luonut tai muokannut dokumenttia.
Mallit ja muut toiminnot: tee asiakirjoista houkuttelevia
Wordin eri toimintojen avulla voit myös tarkistaa olemassa olevia malleja. Jos haluat tehdä korjauksia, voit käyttää esimerkiksi "Etsi ja korvaa" -toimintoa. Jos huomaat mallissasi virheen sen jälkeen, kun olet jo tallentanut sen kansioon, voit silti integroida muutokset ja päivittää asiakirjan. Merkintä voidaan avata nykyisessä versiossa.
Kun määrität sivun, voit käyttää painiketta eri kenttätoimintojen käyttämiseen. Makrojen lisäksi voit esimerkiksi lisätä autotekstejä tekstiisi muutamalla napsautuksella, jotka olet muotoillut etukäteen ja joita haluat käyttää usein. Vaikka voit nopeasti kutsua ja aktivoida makrojen kanssa säännöllisesti käytettäviä komentoja, voit käyttää tätä toimintoa tekstikenttien tai grafiikan liittämiseen asiakirjaan.
Hyvä tietää: Kuinka työskennellä tehokkaasti Microsoft Wordin kanssa
Jokapäiväisessä työelämässä paitsi mallit ja toiminnot, kuten makrot tai tekstimoduulit, ovat hyödyllisiä Wordin osia. Voit tallentaa minkä tahansa tiedoston PDF -tiedostona. Asiakirjat voidaan lähettää nopeasti, eivätkä muut voi enää helposti muuttaa niitä.
Office -ohjelman avulla voit myös tehdä käännöksiä ja luoda lomakekirjeitä. Tällä tavalla voit tavoittaa monia vastaanottajia paitsi nopeasti, myös tehokkaasti. Kaiken kaikkiaan Microsoft Word tarjoaa käytännöllisen tavan käsitellä monenlaisia tekstin luontivaatimuksia. Saat jäsennellyn yleiskuvan toiminnoista Office -ohjelman valikkovalikossa.
Q&A
Miten muotoilumalli tai käyttäjämalli luodaan Wordissa?
Valitse valikkovalikosta "Käynnistä" -välilehti. Etsi sitten yläreunan Muotoile malleja -kenttä. Täältä löydät pienen mustan nuolen: Jos napsautat tätä, toinen kenttä avautuu. Alemmalta alueelta löydät mallien muokkaamiseen käytettävissä olevat vaihtoehdot. "Uusi muotoilumalli" tai plusmerkki osoittavat uuden mallin luomisen mahdollisuuden.
Mitä asetuksia voin tehdä malleilleni?
Anna ensin muotoilumallillesi käyttäjänimi. Tällä tavalla löydät kuvion myöhemmin uudelleen valikosta tai haluamastasi tiedostojen tallennuspaikasta. Tämän jälkeen voit määrittää, minkä tyyppinen asiakirja se on. Oletko luomassa taulukkomallia? Tai esimerkkiluettelo? Muissa asetuksissa voidaan myös määrittää fontti ja koko sekä väli ja merkinnät.
