AutoArchive - vakioasetukset vs. yksittäiset asetukset

Automaattinen arkistointi voidaan määrittää erikseen. Määrittele ensin vakioasetukset: Kuinka usein arkistoidaan, kuinka "vanhoja" tietoja on oltava, jotta ne voidaan arkistoida, mihin tiedostoon tiedot on tallennettava

Voit määrittää arkistointitoiminnon vakioasetukset seuraavasti:

1. Soita Outlookissa versioon 2007 asti komento EXTRAS >> OPTIONS ja avaa rekisteri LISÄÄ. Soita Outlook 2010: ssä komento FILE >> OPTIONS ja avaa LISÄASETUKSET -välilehti.
2. Napsauta Outlookissa vuoteen 2007 asti AUTOARCHIVE -painiketta, Outlook 2010: ssa AUTOARCHIVE SETTINGS. Arkistointiasetukset ovat voimassa kaikille Outlook -moduuleille - ellet muuta niitä yksittäisille moduuleille tai kansioille.
   
3. Aktivoi AUTOARCHIVE EVERY X DAYS -vaihtoehto ja määritä aikaväli, jolloin arkistointi suoritetaan.
4. Jos mielestäsi on ärsyttävää, että joudut vahvistamaan valintaikkunan jokaiselle arkistointiprosessille, poista käytöstä vaihtoehto START AUTOARCHIVING AFFIRMMATION AFF.
5. Jos merkitset Outlookissa vanhentuneiksi sähköpostit, joita et enää tarvitse, etkä halua arkistoida niitä, aktivoi vaihtoehto POISTA VIIMEINEN KOHDE (vain sähköpostikansio).
6. Ota joka tapauksessa käyttöön vaihtoehto ARKISTOI TAI POISTA VANHOITA ELEMENTIT.
7. Jos aktivoit vaihtoehdon NÄYTÄ ARKISTOKANSIO KANSALISTASSA, Outlook avaa arkistotiedoston automaattisesti arkistoinnin jälkeen ja näyttää sen kansioluettelossa. Tämä tarkoittaa, että voit jatkaa arkistoitujen tietojen käyttöä välittömästi, mutta sitten sinun on luovuttava ulkoistamisen nopeudesta.
8. Määritä DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN -kentässä tietojen ikä, jotta ne siirretään arkistoon (tai poistetaan kokonaan).
9. Jos tiedot siirretään arkistoon, aktivoi MOVE OLD ELEMENTS TO -vaihtoehto ja valitse haluamasi kansio SEARCH -toiminnon avulla tai kirjoita uuden arkistotiedoston nimi, jonka Outlookin pitäisi luoda painikkeen vieressä olevaan kenttään.
10. Jos haluat sen sijaan peruuttamattomasti poistaa vanhat tiedot, aktivoi vaihtoehto VIIMEINEN POISTA VANHAT ELEMENTIT. Jotta kaikki vanhat elementit poistetaan välittömästi, napsauta KÄYTÄ ASETUKSIA KAIKILLE KANSIOILLE - mutta muista, että tätä ei voi kumota.
11. Sulje valintaikkunat.

Yksilölliset asetukset yksittäisille moduuleille

Olettaen, että olet määrittänyt vakioasetukseksi, että elementit on siirrettävä arkistoon vuoden kuluttua, mutta haluat silti saada aikaisempien vuosien tapaamiset tapaamiskalenteriin. Säädä sitten kalenterin asetukset:

1. Avaa kalenteri.
2. Napsauta OMA KALENTERI -kohdassa kalenteria hiiren kakkospainikkeella ja avaa PROPERTIES-komento. Esimerkissä kalenteria ei arkistoida.
   
3. Avaa AUTOARCHIVE -välilehti.
4. Jos et halua arkistoida kalenteria, aktivoi vaihtoehto ÄLÄ arkistoi kohteita tähän kansioon ja jatka vaiheesta 6. Jos haluat käyttää muita kuin oletusasetuksia, aktivoi vaihtoehto KÄYTÄ TÄMÄN KANSION SEURAAVIA ASETUKSIA.
5. Säädä asetuksia, esimerkiksi arkistoitavien kohteiden ikää, tai määritä toinen arkistotiedosto.
6. Sulje valintaikkuna.

Yksilölliset asetukset yksittäisille kansioille, tapaamismerkinnöille tai sähköposteille

Outlook antaa sinulle mahdollisuuden sulkea nämä kohteet pois automaattisesta arkistoinnista. Voit tehdä tämän seuraavasti:

1. Avaa haluamasi elementti, esimerkiksi tärkeä sähköposti tai tapaamismerkintä.
2. Avaa sähköpostin, tapaamisen tai tehtävän ikkunassa "Tiedosto, ominaisuudet" -komento.
3. Aktivoi vaihtoehto ”Ei tämän elementin automaattista arkistointia” ja sulje valintaikkuna.