Ohjeet: Word -tiedoston tallentaminen PDF -tiedostoksi

Wordin muuntamisen PDF -muotoon edut

Jokainen, joka jakaa Word-tiedostoja kolmansien osapuolten kanssa sähköpostitse tai muilla kanavilla, huomaa, että tiedostot ovat usein liian suuria lähetettäväksi tai vastaanottaja ei voi avata niitä yhteensopivuussyistä. Näiden ja muiden ongelmien välttämiseksi Word -tiedostot voidaan tallentaa PDF -tiedostona. Tämä voidaan tehdä nopeasti ja maksutta Microsoft Wordin avulla.

Mikä tekee PDF -tiedostosta erityisen?

Lyhenne "PDF" tarkoittaa englanninkielistä termiä "Portable Document Format". PDF on alustojen välinen tiedostomuoto. Tämä tarkoittaa, että sekä Mac- että Windows -PC -käyttäjät voivat helposti avata PDF -asiakirjoja.

Ei ole väliä onko tietokoneella Microsoft -lisenssi vai ei. PDF -tiedostot voidaan avata käyttämällä erilaisia ilmaisia ohjelmia. Tämä on juuri tämän tiedostomuodon tärkein etu verrattuna klassiseen Word -tiedostoon. Ja PDF -tiedostoilla on muita erikoisominaisuuksia: Toisaalta PDF -muodossa olevaa asiakirjaa ei voi muuttaa. Toisaalta Portable Document Format vie vähemmän tallennustilaa kuin klassinen teksti- tai kuvatiedosto.

Yhteensopivuusongelmien välttämiseksi Microsoft sallii minkä tahansa Word -tiedoston tallentamisen PDF -tiedostona. Voit muuntaa sen tilaa säästäväksi ja muuttamattomaksi PDF-tiedostoksi muutamalla yksinkertaisella vaiheella.

Edut lähetettäessä - sisällön lähettäminen turvallisesti ja kompaktisti

Muuntaminen Wordista PDF-muotoon on erityisen toivottavaa, kun Word-asiakirja lähetetään sähköpostitse tai messenger-palvelun kautta. PDF -muodossa kirjoitustasi ei voi muuttaa tahallisesti tai tahattomasti. Varsinkin jos lähetät asiakirjan ammattimaisista syistä ilmoittaaksesi sopimuskumppaneille, kannattaa luoda PDF -tiedostoja, joissa on kirjanmerkit. Ne varmistavat, että vastaanottaja voi avata asiakirjan ja lukea sen osoitetussa kohdassa.

Erityinen kohokohta: Wordin avulla voit lähettää tekstitiedostoja automaattisesti PDF -tiedostoina. Sinun ei tarvitse muuntaa tai muuntaa tiedostoa tai edes poistua Wordista. Vain muutamalla napsautuksella sähköposti -ikkuna avautuu Wordista. Uudessa PDF -muodossa oleva tiedosto liitetään automaattisesti. Tämän tyyppiset tiedostot eivät ole vain suojattu muokkauksilta, vaan ne myös säästävät tallennustilaa. Tämä on erityisen hyödyllistä lähetettäessä suurempia tiedostoja.

Korjaus laitteiston tai ohjelmiston yhteensopimattomuuteen

Tallentamalla asiakirjan PDF -tiedostona ohitat taitavasti yhteensopimattoman ohjelmiston tai laitteiston ongelmat. Vaikka Word -tiedostot voidaan avata vain, jos maksullinen Office -paketti on asennettu, PDF -tiedostot voidaan avata mistä tahansa tietokoneesta, jossa on enimmäkseen ilmainen ohjelmisto. Usein tällaiset PDF -lukijat on jo asennettu oletusarvoisesti.

Kannattaa tietää: Et vain avaa aiempaa Word -tiedostoasi ilman ongelmia. Sisällön esitys on myös luotettava. PDF -tiedoston teksti ja kuvat näytetään aina alkuperäisen alkuperäisenä, vaikka tiedosto puretaan tablet -tietokoneella tai matkapuhelimella.

Word -tiedoston tallentaminen PDF -tiedostona - opas

Word -tekstitiedoston muuntamiseksi PDF -asiakirjaksi on useita vaihtoehtoja. Office -sukupolvi päättää, mitä käytät.

Käytännön apuohjelma Word 2007: lle

Jos haluat tallentaa tekstitiedoston suoraan PDF -muodossa Office 2007: ssä, tarvitset laajennuksen. Tätä kutsutaan apuohjelmaksi englanniksi ja se voidaan asentaa ilmaiseksi Windows 2007: ssä. Ennen sitä Windows käytti omaa alustansa välistä tallennustilaa: tiedostot, joiden laajennus on “XPS”, ovat PDF-tiedostojen tapaan Windows-riippumaton tulostusmuoto. Koska yhä useammat Office -käyttäjät vaativat kuitenkin PDF -tulostuksen vakiovarusteeksi, Microsoft rakensi toiminnon käyttöön kaikille seuraaville sukupolville.

Word -PDF -muunnos Word 2010: stä lähtien

Word 2010: stä lähtien Word -tekstitiedostot voidaan muuntaa nopeasti ja kätevästi PDF -tiedostoiksi. Voit tallentaa Word -asiakirjan PDF -tiedostona seuraavasti:

1. Avaa tiedosto, jonka haluat tallentaa PDF -tiedostona.

2. Napsauta "Tiedosto" ja valitse avattavasta valikosta vaihtoehto "Tallenna nimellä".

   

3. Napsauta nykyisen tiedostotyypin (Word -asiakirja .docx) vieressä olevaa nuolta.

   

4. Muuta tiedostotyypiksi PDF ja laajennus .pdf.

   

5. Muuta asiakirjan nimeä tarvittaessa.

   

6. Napsauta "Tallenna".

Palaat automaattisesti alkuperäiseen Word -asiakirjaasi. Löydät juuri luodun PDF -tiedoston samasta kansiosta ja samalla nimellä.

Tulosta Word -asiakirja PDF -tiedostona ja hanki lisää toimintoja

Toinen tapa on tulostaa PDF -tiedostona. Et käytä täällä oikeaa tulostinta etkä myöskään painettua tuotetta. Asetus "Tulosta PDF -muodossa" luo vain PDF -tiedoston. Voit tehdä tämän seuraavasti:

1. Avaa kohdeasiakirja, jonka haluat tulostaa PDF -tiedostona.

2. Napsauta "Tiedosto" ja valitse "Tulosta" vasemmalla olevasta valikosta.

   

3. Muuta "Tulostin" -kohdan asetukseksi "Microsoft Print to PDF".

   

4. Tee tarvittaessa muutoksia "Asetukset" -painikkeessa tai "Sivun asetukset" -kohdassa.

   

5. Napsauta "Tulosta" -painiketta vasemmassa yläkulmassa.

   

6. Valitse uudessa valintaikkunassa PDF -tiedoston nimi ja tallennuspaikka ja vahvista Tallenna -painikkeella.

   

Mutta mitä eroa on Tallenna PDF -muodossa ja Tulosta PDF -muodossa? Jos tulostat asiakirjan PDF -tiedostona, voit - toisin kuin vain tallentaa sen - tehdä laajoja asetuksia: Voit esimerkiksi tulostaa vain tiettyjä sivun alueita, muuttaa reunusten leveyttä tai määrittää kaksipuolisen tulostuksen tai väritulostuksen. Sivun asetukset -kohdasta löydät lisää tulostusvaihtoehtoja.

kärki: Erityisesti, jos aiot suunnitella esitteen tai vastaavan Adoben avulla, on suositeltavaa käyttää tulostinta. Voit asettaa korkeamman laadun täällä, jotta PDF voi toimia myös painetun tuotteen viimeisenä taideteoksena ilman ongelmia.

Tulosta PDF -muodossa voit määrittää vakioasetuksen lisäksi ladattavan PDF -tulostimen, kuten Adobe PDF -tulostimen. Tämä mahdollistaa tulostamisen paremmalla resoluutiolla tai sisältää muita yksittäisiä vaihtoehtoja.

Tallenna Word -tiedostot PDF -muodossa ja jaa sisältöä ilman riskiä

Word tarjoaa lukuisia tekstisuunnitteluun liittyviä toimintoja. Varmista selkeys ja ammattimaisuus sisällysluettelon, päivämäärän tai sivunumeroiden avulla ylä- ja alatunnisteessa. Makrojen, kenttätoimintojen, mallien ja "Tarkista" - tai "Asetukset" -toimintojen avulla voit tehdä asiakirjoistasi tasaisempia ja ammattimaisempia. Lisäksi varmistat paremman tekstin laadun lisäämällä lainauksia tai hyperlinkkejä ja toisaalta käännös- tai haku- ja korvaustoiminnoilla Wordissa.

Tallentamalla Word -tiedostot PDF -tiedostona, et ainoastaan vältä ongelmia avaamisessa tai näyttämisessä muiden ohjelmistojen tai laitteistojen kanssa. Ei -toivotut muutokset jaettuihin asiakirjoihin voidaan myös välttää. PDF -tiedostojen jakaminen on myös turvallisempaa ja vie huomattavasti vähemmän tallennustilaa.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka voin tallentaa Word -asiakirjoja PDF -muodossa?

Voit tallentaa Word -asiakirjan PDF -tiedostona kahdella tavalla. Joko "Tallenna nimellä" -valikosta "Käynnistä" ja muuta tiedostomuodoksi "PDF" tai voit tulostaa tiedoston PDF -tiedostona. Kun tulostat PDF -tiedostona, voit tehdä laajoja lisäasetuksia ja muokata tallennuspaikkaa tai tiedostonimeä.

Mitä hyötyä on Word -asiakirjan tallentamisesta PDF -tiedostoksi?

Toisin kuin Word -tiedosto, PDF voidaan avata ja näyttää ilman virheitä käytetystä ohjelmistosta tai laitteistosta riippumatta. Lisäksi tekstisi PDF -tiedostona on turvassa vastaanottajan suunnitelluilta ja tahattomilta muutoksilta. Lisäksi PDF -tiedostot vievät vähemmän tallennustilaa kuin Word -tiedostot lähetettäessä.