Kenttäkoodien käyttö
Tiedät sen hyvin: Kun luot tekstiasiakirjaa, keskitytään vain varsinaiseen paperityöhön. Sisällön ja ilmaisun lisäksi sinun on otettava huomioon myös kirjasin ja koko, riviväli ja monet muut yksityiskohdat. Erilaiset kenttätoiminnot auttavat sinua tässä, joita käytetään usein tietoisesti, mutta joskus myös automaattisesti. Mutta missä toiminnot ovat piilossa ja miten niitä käytetään oikein?
Kenttätoiminnot - mitä niiden takana on?
Kun luot asiakirjan Microsoft Wordilla, sinun on yleensä ensin tehtävä selväksi, minkä tyyppistä tekstiä se on. Tämän jälkeen luot tiedoston, jonka muoto ja ulkoasu vastaavat tekstityypin vaatimuksia.
Täällä voit säätää esimerkiksi fontin kokoa ja muotoa, mutta myös etäisyyttä reunasta ja tekstin riveistä. Monien asiakirjojen kohdalla on myös määritettävä sivunumerot ja esimerkiksi lisättävä nykyinen päivämäärä. Tässä käytetään kenttätoimintoja, joita kutsutaan myös lyhyesti kentiksi.
Office -ohjelma Word tunnistaa tietyt tekstielementit ja muuttaa niitä automaattisesti tarpeen mukaan. Esimerkiksi päivämäärä voidaan päivittää ja pitää aina ajan tasalla. Nämä kenttätoiminnot ovat aluksi paikkamerkkejä, joille sinä, käyttäjä, annat kentän nimen. Mutta miten tätä hyödyllistä toimintoa voidaan käyttää Wordissa? Miten saat halutun tuloksen?
Näin se toimii: Kenttätoiminnot ja niiden rooli tekstien luomisessa
Voit jatkaa kenttätoiminnon aktivointia eri tavoilla. Yksinkertainen ja usein käytetty esimerkki on päivämäärän lisääminen tekstiin. Vaikka voit kirjoittaa päivämäärän itse, numeroyhdistelmä voidaan myös integroida asiakirjaasi syöttötoiminnon avulla.
-
Napsauta ensin Word -tiedoston valintanauhan "Lisää" -välilehteä.
-
Oikealla olevasta alueesta löytyy "Teksti" -kenttä.
-
Tässä kentässä eri symbolit osoittavat erilaisia kenttätoimintoja, jotka on alun perin integroitu tekstiisi paikkamerkkeinä. Lisää nykyinen päivämäärä valitsemalla kalenterikuvake.
-
Sitten avautuu lisäikkuna. Valitse ruutu "Päivitä automaattisesti".
-
Nyt voit asettaa kohdistimen kenttään ja muuttaa tekstin päivämäärää tai päivittää sen automaattisesti.
Aivan kuten päivämäärä, voit myös pyytää Wordiä muokkaamaan monia muita tekstin osia. Kenttätoiminnot kattavat erilaisia toiminta -alueita, joista saatat olla hyötyä. Se on myös käytännöllistä: Jos et tarvitse automaattisia muutoksia, voit kytkeä kenttäpäivitykset tilapäisesti pois päältä.
Oikea käyttö: Kenttätoiminnot sopivat erityisen hyvin tähän
Kenttätoimintojen käyttö ei ole aina järkevää. Oikeaan paikkaan asetetut toiminnot yksinkertaistavat päivittäistä työtäsi ja johtavat nopeasti tyydyttäviin tuloksiin. Kun määrität sivun, edistyt nopeammin toimintojen ansiosta: Esimerkiksi tiedoston lähdeluettelo ja sisällysluettelo voidaan päivittää muutamalla napsautuksella. Tässä sinun ei tarvitse siirtää otsikoita manuaalisesti hakemistoosi, mutta voit antaa Wordin toimia automaattisesti kenttäominaisuuden avulla.
Tämä tekee asiakirjan tarkistamisesta vähemmän vaivaa. Edellä mainittujen kenttätoimintojen lisäksi seuraavat elementit kuuluvat ominaisuuksiin (integroidut muokkaustyökalut ja apuvälineet Wordissa), jotka tekevät Office -ohjelmasta hyödyllisen avustajan tekstityössä:
- Linkkikenttä
- Kirjoittaja -kenttä
- NumPages -kenttä
- Tiedostonimi -kenttä
- Lainauskenttä
Nämä ja monet muut kenttätoiminnot ovat yleisiä Word -teksteissä. Niitä voidaan muokata tarpeen mukaan ja asettaa yksilöllisten ideoiden ja käyttäjän käyttäytymisen mukaan. Jos esimerkiksi lisäät lainauksia tai tekijän nimen tekstiin, voit valita uuden kentän yhdellä napsautuksella.
Harmaa kentän varjostus osoittaa, että kentän sisältöä voidaan nyt muokata. Esimerkiksi tarjousta määrittäessäsi voit valita, määritetäänkö vain tekijän nimi tai myös julkaisuvuosi ja sijainti.
Monipuolinen ja dynaaminen: näin integroit kenttätoiminnot asiakirjaasi
Tekstiasiakirjat herättävät lukijoidensa huomion erityisesti, jos ne on rakennettu monipuolisesti ja jäsennellysti. Hyperlinkit, lainaukset ja houkuttelevasti suunniteltu ylä- ja alatunniste saavat tekstin näyttämään johdonmukaiselta.
Sivunumerot sijoitetaan pääsääntöisesti ylä- tai alatunnisteeseen. Tässäkin on useita vaihtoehtoja: Voit numeroida asiakirjasi sivut manuaalisesti tai käyttää asianmukaista kenttätoimintoa. Jos asetat kohdistimen ylä- tai alatunnisteeseen, kentän varjostus tulee näkyviin. Tämän jälkeen voit tehdä muutoksia kyseiseen tekstiominaisuuteen tai päivittää kentän.
Samalla tavalla Wordin tiedostojen nimet voidaan lisätä alatunnisteeseen kenttätoimintojen avulla. Office -ohjelma tarjoaa käyttäjille erilaisia nopeita rakennuspalikoita, jotka voidaan aktivoida eri näppäinyhdistelmillä. Tämä sisältää esimerkiksi makrot (usein käytetyt komennot, joilla on nopea pääsy) tai automaattiset tekstit, jotka voidaan tallentaa etukäteen ja hakea tarvittaessa.
Näin yksinkertaistat työtäsi: aktivoi ja tallenna kenttätoimintoja
Kenttätoimintoja voidaan käyttää myös näppäinyhdistelmän kanssa. Wordin versiosta riippuen voit käyttää eri yhdistelmiä kentän sisällön sijoittamiseen. Kenttäkoodin integroiminen tekstiin Word 2007: ssä ja 2010:
Paina ohjausnäppäintä [CTRL].
Pidä näppäintä painettuna ja paina myös [F9].
Nyt hakasulkeet ja kentän varjostus tulevat näkyviin. Kirjoita haluamasi kenttäominaisuus tai kentän nimi kenttään, esim. B. "Päivämäärä" päivämäärälle. Asiakirja piirtää automaattisesti vastaavan päivän päivämäärän.
Muut ominaisuudet voidaan aktivoida myös Wordissa [CTRL] -näppäimellä. Varmista siksi, että valitset oikean näppäinyhdistelmän avataksesi hakasulkeet kenttätoiminnon syöttämistä varten. Lisätietoja voi hakea vaihtonäppäimellä. Tällä tavalla voit esimerkiksi sijoittaa tekstilohkoja täsmälleen sivulle ja suunnitella ne ideoidesi mukaan.
Pikaosien lisäksi Office -ohjelma tarjoaa myös muita toimintoja, jotka yksinkertaistavat tekstiasiakirjojen käyttöä. Voit esimerkiksi lisätä käännöksiä tai luoda malleja. Lisäksi lomakekirjeitä voidaan määrittää ja Word -tiedosto voidaan tallentaa PDF -tiedostona. Ennen kuin lähetät tai tulostat asiakirjoja, tarkista tiedostot uudelleen.
Muutokset ja korjaukset: Työskentely Wordilla
"Etsi ja korvaa" -toiminnolla voit löytää tiedostostasi yleisiä virheitä ja korvata ne yhdellä kertaa. Asiakirjan sisällön lisäksi on tarkistettava ja tarvittaessa korjattava: asiakirjan muoto voi sisältää myös virheitä.
Pikamoduulit tai kenttätoiminnot yleensä auttavat välttämään virheilmoituksia ja saavuttamaan näin nopeasti houkuttelevan tuloksen. Voit antaa Wordin hallita automaattisesti tietoja, kuten päivämäärää, sivunumeroa ja lainauksia. Lisäksi työtäsi nopeutetaan: Voit lisätä dynaamisesti jo valmistamaasi asiakirjasisältöä ja käyttää sitä helposti.
Hyvä tietää: Jotta tekstiasiakirjasta tulisi mahdollisimman yhtenäinen, tekstikentät ja sivunumerot sekä NumPages -kenttä eli sivunumero sivujen kokonaismäärässä on suunniteltava samalla tavalla koko tiedostossa. Voit käyttää tähän ns. Yhdistämismuotoa. Kirjoittamalla kenttään {STYLEREF "Heading 1" \ n \ * MERGEFORMAT}, kenttätulos muotoillaan samalla tavalla kuin kappale, jossa kenttä sijaitsee. Voit myös asettaa yhden sivun tekstit jatkettavaksi toiselle sivulle.
Johtopäätös: kenttä toimii tukena
Kenttätoiminnot ovat monella tapaa avustajia asiakirjojen luomisprosessissa. Niiden avulla voit lisätä tärkeitä tekstielementtejä ja päivittää olemassa olevan asiakirjan sisällön. Kenttätoimintojen avulla voit tehdä joitain asetuksia ja yksilöllistyä, jotta voit rakentaa lopullisen tiedoston henkilökohtaisten tarpeidesi mukaan.
Voit esimerkiksi vaikuttaa siihen, tulostetaanko tekstikenttäkehykset heti tai sisällytetäänkö tietyt tiedot yhdistämiseen. Word antaa tilaa yksittäisille ideoille ja tarjoaa käyttäjille mahdollisuuden järjestää asiakirjoja ammattimaisesti ja tehokkaasti eri kenttätoimintojen avulla.
Q&A
Mitkä kenttätoiminnot auttavat standardoimaan asiakirjojani?
Yhdistämismuoto auttaa tekemään asetuksista yhdenmukaisia. Kun kirjoitat muotoilukomennon, sinulla on mahdollisuus siirtää kentän ominaisuudet seuraavaan kenttään. Näin käytät samoja asetuksia muulle tekstiasiakirjalle.
Kuinka tunnistan tekstini kentät?
Voit näyttää kenttätoiminnot eri tavoilla. Jos esimerkiksi valitset koko tekstin näppäimellä [CTRL + A], huomaat kenttätoiminnot. Joka tapauksessa kentän varjostus näkyy, kun olet napsauttanut kenttätoimintoa. Toisella napsautuksella pientä nuolta kentän kulmassa, asetusvaihtoehdot tulevat näkyviin.
