Vinkkejä Word -ominaisuuksien käsittelyyn
Kaikki tekstisuunnittelusta kiinnostuneet kohtaavat nopeasti Microsoftin Word -ohjelman. Ohjelmistolla voit paitsi suunnitella tekstiä myös lisätä siihen taulukoita ja grafiikkaa. Wordin avulla muutama napsautus riittää laadukkaiden asiakirjojen luomiseen. Hyödylliset ja tärkeät toiminnot auttavat sinua esimerkiksi automatisoimaan ikäviä tehtäviä. Tämä säästää arvokasta aikaa ja mahdollistaa keskittymisen kirjoittamiseen.
Sivun asetukset - valmistele tekstityö Wordilla
Monissa tapauksissa on järkevää miettiä asettelua ennen tekstinkäsittelyn aloittamista. Asettelu kuvaa arkin visuaalista suunnittelua. Paperimuoto ja marginaalit vaikuttavat tähän, samoin kuin kohdistus ja tauot. Voit määrittää kaikki nämä asetukset Asetukset -sivulla. Voit hakea vastaavat toiminnot valikkonauhan kautta. "Asettelu" -välilehdestä löydät "Sivun asetukset" -valikkokohteen vasemmalta.
Jos haluat luoda helposti luettavan julkisen ilmoituksen, täytä koko sivu tasaisesti tekstillä. Haluatko, että graafinen sisältö vaihtuu asiakirjasi tekstilohkoihin? Sitten voit käyttää tekstikenttätoiminnon lisäksi myös Sijoituskehys -asetusta Word 2010: n kanssa. Nämä esimerkit osoittavat, että on tärkeää miettiä, miltä valmis asiakirja näyttää ennen kirjoittamisen aloittamista. Tyylimallien avulla voit muotoilla otsikot, kappaleet ja vastaavat oikein.
Työskentele tehokkaammin Officen kenttätoimintojen ansiosta
Microsoft Word tarjoaa monia malleja, jotka tekevät päivittäisestä kirjoittamisesta miellyttävämpää. Tämä sisältää ennen kaikkea malleja, joiden avulla voit määrittää sivun. Kun luot Word -asiakirjaa, käyttäjät haluavat usein lisätä päivämäärän tai sivunumeron. Tässä tulee niin sanotut kenttätoiminnot.
Voit ajatella kenttätoimintoa paikkamerkkinä. Tällainen kenttä on esimerkiksi kohdassa, jossa päivämäärän pitäisi näkyä. Voit nyt päivittää kenttätoiminnon milloin tahansa tuodaksesi kentän sisällön ajan tasalle. Yksi hiiren napsautus riittää näyttämään aina oikean päivämäärän tai sopivan sivunumeron.
Voit jopa käyttää tätä Word-ominaisuutta luodaksesi automaattisen sisällysluettelon tai ajantasaisen lähdeluettelon. Tämä paitsi helpottaa tarkistamista, myös nopeuttaa kirjallisuutta ja lähdetyötä. Lisäksi tämän asetuksen ansiosta sinun ei tarvitse asettaa muotoilua uudestaan ja uudestaan. Täytät vain saman paikkamerkin ajankohtaisilla tiedoilla - kätevästi linkitettyjen viitteiden kautta.
Ylä- ja alatunniste selkeämpiä asiakirjoja varten
Wordissa on monia ominaisuuksia, jotka auttavat tekemään tekstistä selkeämmän paitsi sinulle myös lukijoille. Käytä esimerkiksi ylätunnistetta ja alatunnistetta erottaaksesi visuaalisesti lisätiedot tekstistä. Erityisesti monisivuisilla asiakirjoilla näitä rivejä voidaan käyttää sivunumeroiden, asiakirjojen nimien tai logojen näyttämiseen.
Tällä toiminnolla on oma osio valikkonauhassa "Lisää" -painikkeen alla. Tästä valikkokohdasta löydät malleja ylätunnisteelle ja alatunnisteelle sekä mahdollisuuden muokata näitä moduuleja. Kun olet avannut otsikon asetukset, et voi muokata teksti -aluetta. Määritä ensin ulkoasuelementin ulkonäkö ja napsauta sitten "Sulje ylä- ja alatunniste" jatkaaksesi Word -asiakirjasi säännöllistä muokkaamista.
Hyvä tietää: Jos et työskentele ylä- tai alatunnisteessa, mutta juoksevassa tekstissä, ylä- ja alatunniste näkyvät harmaina. Tämä on vain visuaalinen apuväline. Jos tulostat asiakirjan, fontti näkyy mustana kaikissa asiakirjoissa - ellet toisin halua.
Salaiset toiminnot Wordissa: Nämä temput sinun on tiedettävä
Heti kun käytät Microsoft Word -ohjelmaa säännöllisesti, huomaat, että suoritat monia tehtäviä usein. Valitsetko samaa komentojärjestystä yhä uudelleen? Voit sitten automatisoida tämän prosessin makron avulla. Näin yhdistät useita ohjeita yhdeksi työvaiheeksi. Voit määrittää pikanäppäimen itse kullekin makrolle. Nyt sinun tarvitsee vain painaa vastaavaa näppäinyhdistelmää tulevaisuudessa ja koko komento suoritetaan.
Wordin integroitu käännöstoiminto nopeuttaa myös päivittäistä kirjoittamista. Sinun ei tarvitse avata selaintasi ja käyttää hakukonetta löytääksesi luotettavan kääntäjän. Pikemminkin merkitset vastaavan sanan tai tekstikohdan suoraan asiakirjaan, napsautat merkkiä hiiren oikealla painikkeella ja valitset "käännä".
Viimeinen vinkki on erityisen mielenkiintoinen kaikille, jotka lähettävät säännöllisesti kirjeitä ja lomakkeita useille vastaanottajille. Jos sisältö on suurelta osin identtinen ja vain osoite ja yksittäiset tiedot eroavat toisistaan, on järkevää käyttää toimintoa Wordissa nimellä "Sarjakirjaimet". Koska silloin ei ole tarpeen kirjoittaa erillistä kirjettä jokaiselle lukijalle. Sinun tarvitsee vain kirjoittaa teksti ja lisätä sitten oikea osoite ja osoite automaattisesti. Ei ole nopeampaa tapaa lähettää sarjakirjeitä.
Valmis, mitä nyt? - Toiminnot tarkistettavaksi Wordissa
Onko tekstityö tehty ja haluat jakaa tuloksen lukijoiden kanssa? Tarkista sitten tiedosto uudelleen virheiden varalta. Helpottaaksesi tarkistamista, löydät monia hyödyllisiä toimintoja Wordissa. Esimerkiksi työkalu nimeltä "Etsi ja korvaa". Jos huomaat oikolukemisen aikana, että olet vahingossa kirjoittanut tietyn sanan pienillä kirjaimilla, voit korjata sen yhdellä napsautuksella. Varmista kuitenkin, että olet valinnut lisäasetuksissa "Kirjainkoon tunnistava" -valintaruudun.
Kannattaa myös katsoa tarkasti erityisesti lainauksia ja hyperlinkkejä. Toimiiko kaikki sijoitetut linkit ja ovatko tarjousten lähteet saatavilla? Heti kun lisäät viitteitä, on tärkeää, että ne toimivat. Tarkista myös, onko fontti valittu tasaisesti ja onko kaikki muotoilumalliin tekemäsi muutokset hyväksytty. Lopuksi käytä automaattista tavutustoimintoa rikkomaan sanat yhdellä hiiren painikkeen napsautuksella.
Olet tallentanut sisällön kahteen erilliseen tiedostoon, mutta haluatko yhdistää ne lopulta? Microsoft Word antaa sinulle mahdollisuuden liittää koko asiakirja toiseen. Sinun ei siis tarvitse kirjoittaa tekstejä yhdessä käsin.
Voit tulostaa sen heti, kun olet varma, että sinulla on virheetön Word-asiakirja. Näppäinyhdistelmä [CTRL + P] johtaa suoraan tulostusvalikkoon. Haluatko lähettää tekstin vain digitaalisesti? Sitten on järkevää tallentaa tiedosto PDF -tiedostona. Näin suojaat asiakirjasi muutoksilta ja varmistat, että sisältö pysyy muuttumattomana. Voit allekirjoittaa PDF -tiedoston digitaalisesti aivan kuten Word -asiakirjan.
Wordin toiminnot: Tekstinkäsittely ei ole koskaan ollut helpompaa
Wordin ominaisuuksien avulla kuka tahansa voi tulla tekstinkäsittelyohjelmaksi. Käytä malleja automaattiseen muotoiluun ja pidä asiakirjasi ajan tasalla kenttätoimintojen kanssa. Monet asetukset paitsi säästävät aikaa, myös luovat ammattimaisen ilmeen.
Voit esimerkiksi lisätä Wordin avulla allekirjoituksen tekstiin, lisätä erikoismerkkejä tai jopa tuoda Excel -taulukoita Wordiin. Valikko tarjoaa yleiskuvan kaikista käytettävissä olevista asetuksista. Työskenteletkö myös muiden Microsoft 365 Office -paketin ohjelmien kanssa? Silloin saatat jo tietää monet asetukset muiden Office -ohjelmien, kuten PowerPointin tai Excelin kanssa.