Kun varmuuskopioidaan PST -tiedosto viimeistään, monet Outlook -käyttäjät ihmettelevät, kuinka suuri tiedosto on - vaikka he siivoavat säännöllisesti postilaatikonsa. Mitä monet eivät tiedä: "Lähetetyt" -kansio on myös usein valtava "data"
Jos - kuten suositellaan - tallennat kopiot kaikista lähetetyistä viesteistä LÄHETETYT OBJEKTIT -kansioon (tai Outlook 2010: ssä LÄHETETYT KANSSAT), Outlook tallentaa sähköpostien lisäksi myös kopiot lähettämistäsi tiedostoista tähän kansioon. Tällä tavalla sinulla on nämä tiedostot kahdesti kiintolevylläsi: vastaavassa kansiossa, josta hait ne sähköpostiviestiin, ja Outlook PST -tiedostossa. Tämä ei ole vain tilan tuhlausta, vaan Outlook hidastuu myös sitä suuremmalla PST -tiedostolla. Siksi sinun ei pitäisi vain siivota postilaatikkosi, vaan myös lähetettyjen viestien kopiot.
Kuinka paljon tilaa lähettämäsi sähköpostit vievät?
Voit selvittää, kuinka paljon muistia lähettämäsi sähköpostit ja liitteet käyttävät, seuraavasti:
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella kansioluettelon HENKILÖKANSIOITA tai Outlook 2010: ssä jotakin henkilökohtaista kansiota.
- Käytä Outlook 2007: ssä tai aiemmassa versiossa komentoa PROPERTIES FOR "PERSONAL FOLDER", Outlook 2010: ssä DATA FILE PROPERTIES.
- Napsauta YLEISTÄ -välilehdellä KANSION KOKO -painiketta.
- Voit nähdä, kuinka laaja SENT ELE-MENTS -kansion sisältö on vastaavalla rivillä. Huomaa myös, mitkä muut kansiot sisältävät myös paljon tietoja.
- Sulje valintaikkunat.
Avaa nyt LÄHETETYT OBJEKTIT -kansio. Jotta kaikki suuret sähköpostit näkyvät yhdessä, on parasta lajitella KOKO-sarakkeen mukaan.
Poista liitetiedostot
Käy nyt sähköpostit läpi ja poista tiedostot, joita et enää tarvitse. Tai voit tallentaa tiedostoja kiintolevylle, jotka ovat Outlookissa, mutta eivät enää kiintolevyn kansiojärjestelmässä.
Outlookissa versioon 2007 asti sinun on avattava jokainen sähköpostiviesti tiedostojen liitteiden poistamiseksi - et voi poistaa liitteitä lukualueen esikatselussa.
- Avaa siis ensimmäinen tiedosto, jonka liitteet haluat poistaa.
- Valitse sitten tiedostoliitteet, napsauta niitä hiiren oikealla painikkeella ja käynnistä DELETE -komento.
- Sulje sähköposti.
- Vastaa turvakysymykseen, pitääkö muutokset tallentaa KYLLÄ.
Toista vaiheet 1–4 seuraavalle sähköpostille. Outlook 2010: ssä on vihdoin mahdollista poistaa liitetiedostot lukunäkymässä avaamatta sähköpostia ensin:
- Valitse sähköposti postilaatikosta.
- Napsauta sitten poistettavaa liitettä hiiren kakkospainikkeella sähköpostiluettelon alla tai vieressä olevassa esikatselussa. Jos sähköpostiviesti sisältää useita liitteitä, merkitse poistettavat tiedostot CTRL-näppäimellä ja napsauta tai napsauta ensimmäistä tiedostoa, pidä SHIFT-näppäintä painettuna ja napsauta viimeistä tiedostoa. Napsauta sitten jotakin valittua tiedostoa hiiren oikealla painikkeella.
- Soita komento REMOVE PLANT.
- Vahvista suojauskysely POISTA KASVIT.
- Jatka seuraavaan sähköpostiin.
Jotta Outlook todella vapauttaa PST -tiedoston poistettujen tietojen varaaman tilan poistotoiminnon jälkeen, sinun on nyt pakattava henkilökohtainen kansio:
- Napsauta kansioluettelon omaa kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse komento OMINAISKANSION OMINAISUUDET tai Outlook 2010: ssä TIEDOSTOTIEDOSTON OMINAISUUDET.
- Napsauta LISÄASETUKSET.
- Napsauta COMPRESS NYT. Prosessi voi kestää jonkin aikaa laajan poiston jälkeen. Kun pakkausprosessi on valmis, Outlook sulkee ikkunan näyttämättä onnistumisviestiä.
- Sulje valintaikkunat.
