Käytät sähköpostin lopussa olevaa allekirjoitusta antaaksesi vastaanottajalle osoitteesi ja lakisääteiset pakolliset tiedot. Voit myös käyttää allekirjoitusta välittääksesi tarjouksia, myynninedistämistietoja tai muita viestejä.
Määritä allekirjoitus
Voit määrittää allekirjoituksen Outlookissa seuraavasti:
- Kutsu komento TOOLS >> OPTIONS.
- Avaa Sähköpostin muotoilu -välilehti ja napsauta ALLEKIRJOITUKSET ja sitten UUSI.
- Kirjoita uuden allekirjoituksen nimi. Säilytä vaihtoehto Luo allekirjoitus ilman mallia (tämä vaihtoehto ei ole enää käytettävissä Outlook 2007: ssä) ja napsauta SEURAAVA.
- Kirjoita ja muotoile allekirjoituksen teksti. Halutessasi voit myös lisätä yrityksesi logon.
Huomaa, että vastaanottaja näkee muotoilun vain, jos hän on asettanut HTML- tai RTF-muotoon sähköpostin muodon. Pelkän tekstin muodossa olevien sähköpostien tapauksessa lihavoitua tai vastaavaa ei tietenkään voi nähdä.
Jos sinulla on Outlook versio 2003 saakka, toimi seuraavasti:
- Napsauta VALMIS ja sitten OK.
- Valitse Sähköpostin muotoilu -välilehden Allekirjoitukset-kohdasta sähköpostitili, jolle uutta allekirjoitusta käytetään. Outlook lisää sitten allekirjoituksen automaattisesti jokaisen uuden sähköpostiviestin tai jokaisen tämän tilin kautta lähettämäsi vastauksen ja edelleenlähetyksen loppuun.
- Sulje valintaikkuna.
Jos sinulla on Outlook 2007, toimi seuraavasti:
- Napsauta "Tallenna.
- Valitse valintaikkunan oikeasta yläkulmasta Sähköpostitili-kentässä tili, jolle uutta allekirjoitusta käytetään automaattisesti.
- Alhaalta valitset allekirjoituksen nimen uusille viesteille ja VASTAUKSILLE / EDISTÄMISELLE.
- Sulje valintaikkuna OK -painikkeella.
Koska Outlook kopioi allekirjoituksen viestikenttään, voit silti muuttaa sitä ennen sähköpostiviestin lähettämistä - esimerkiksi lisätä suoran puhelinliittymän tärkeälle asiakkaalle, kun taas tavallinen allekirjoitus sisältää kytkentätaulun numeron.
Liitä allekirjoituksesi käyntikorttiin
Jos olet luonut digitaalisen käyntikortin tietojesi kanssa Outlookissa, voit liittää sen sähköpostin allekirjoitukseen. Käyntikortin vastaanottaja voi siirtää yhteystiedot osoitekirjaansa kaksoisnapsauttamalla.
Tärkeää: Outlook versioon 2003 saakka lähettää käyntikortin vCard-tiedostona, jonka voivat lukea myös muut sähköpostisovellukset Outlookin lisäksi. Outlook 2007 puolestaan käyttää VCF -muotoa, jota tulkitaan oikein vain Outlook 2007: n ja tulevan Outlook 2010: n kanssa.
Käyntikorttisi lisääminen Outlookin allekirjoitukseen:
- Jos et ole jo tehnyt niin, luo uusi osoitekirjaan yhteystietosi.
- Kutsu komento TOOLS >> OPTIONS >> EMAIL FORMAT.
- Napsauta ALLEKIRJOITUKSET -painiketta.
- Jos olet jo kirjoittanut allekirjoituksen, valitse se vasemmasta yläkulmasta. Outlookissa vuoteen 2003 asti sinun on nyt napsautettava Muokkaa. Jos et ole vielä kirjoittanut allekirjoitusta, tee se käyttämällä UUSI -painiketta.
- Valitse Outlook 2003: ssa tai aiemmassa versiossa vCard Lisää tämä käyntikortti (vCard) tähän allekirjoituskenttään. Valitse Outlook 2007 -kohdassa Muokkaa oletusarvoista allekirjoitusta BUSINESS CARD. Valitse yhteystietosi osoitekirjasta ja napsauta OK. VCF -tiedosto luodaan sitten automaattisesti ja esikatselu lisätään allekirjoitukseen.
- Sulje kaikki valintaikkunat.
LAILLISET VAATIMUKSET
Tammikuun 1. päivästä 2007 lähtien Saksassa on laillisesti säännelty, mitkä tiedot on sisällytettävä kaupalliseen kirjeenvaihtoon, mukaan lukien sähköpostit:
- yrityksen täydellinen nimi, mukaan lukien yrityslomake
- haaran paikka, jossa on oikea oikeinkirjoitus, joka voidaan kutsua
- toimivaltaiselle paikalliselle tuomioistuimelle
- kaupparekisterinumero
- myyntiveron tunnistenumero
- toimitusjohtajan, omistajan tai hallituksen ja hallintoneuvoston puheenjohtajan nimi
Tarkkaan ottaen myös veronumero (monet yritykset antavat tämän vain pyynnöstä väärinkäytön välttämiseksi)
Lisätietoja, kuten puhelin- ja faksinumerot, sähköpostiosoite, verkko-osoite, osaston tiedot jne., Ovat vapaaehtoisia. Lain mukaan pakollisten tietojen on oltava "luettavissa" näytöllä ja tulosteissa. Näitä vaatimuksia säännellään:
- Kaupallinen koodi, HGB, osa 37a
- GmbH -lain (GmbHG) 35a §
- Osakeyhtiölain (AktG) 80 §
