Kuinka tarkistaa asiakirjoja Wordissa

Näin voit tehdä muutoksia Word -asiakirjoihin

Pääsääntöisesti, kun luot tekstiasiakirjaa, varmista, että asettelu on oikea ja vältä oikeinkirjoitus-, kielioppi- ja välimerkkejä. Kun tekstin sisällön ja muodon käsittely on saatu päätökseen, on usein edelleen yksittäisiä puutteita. Tästä syystä on järkevää tarkistaa asiakirjat lopussa uudelleen ja tehdä tarvittaessa muutoksia.

Sana: Seuraa, tarkista ja korjaa muutokset

Microsoft Word sisältää useita vaihtoehtoja tekstien muokkaamiseen. Erityisesti silloin, kun kirjoittajan lisäksi myös muiden on korjattava tekstejä, Office -ohjelman eri toiminnot ovat ihanteellisia tarkistamiseen.

Vaikka käytettävissä olevat mallit mahdollistavat jo muodollisten näkökohtien noudattamisen, Word tarkistaa myös tekstiasiakirjan oikeinkirjoituksen ja välimerkit automaattisesti. Nämä Wordin toiminnot ovat useimpien käyttäjien tiedossa, ja ne on merkitty punaisella tai sinisellä alleviivauksella. Mutta mitä ominaisuuksia, eli ohjelman integroituja työkaluja, voidaan silti käyttää? Esimerkiksi miten muutosten seuranta toimii?

Kun saat tekstiä, joka sinun on tarkistettava ja muokattava Wordissa, voit tehdä korjauksia ja seurata muutoksia seuraavasti:

Avaa välilehti "Tarkista" Word -tiedostosi valintanauhassa.

Täältä löydät erilaisia vaihtoehtoja, joilla voit lisätä muutokset ja merkitä ne vastaavasti. Napsauta esimerkiksi Seuraa -painiketta avataksesi asianmukaisen välilehden.

Tässä vaiheessa voit valita, haluatko seurata muutoksia vai ei. Jos napsautat vastaavaa symbolia, suorittamasi tekstin muokkaukset merkitään ns. Tällä tavalla kirjoittaja voi ymmärtää ja seurata, kuka muokkasi tekstiä, missä ja milloin ja teki muutokset.

Kommenttisi voidaan sitten siirtää tekstiin Hyväksy -kentän avulla.

Jos tarkistat asiakirjaa korjaustilassa kirkkaan värin ansiosta, editorin on helpompi nähdä muutokset ja mahdollisesti säilyttää ne heti. Jos useita arvioijia työskentelee tiedoston parissa, kirjoittaja voi viime kädessä ymmärtää paremmin, kuka ehdotti korjauksia.

Hyväksy muutokset Wordissa: Näin se toimii

Saatko asiakirjan, jossa on lukuisia muutoksia, ja haluat seurata ja hyväksyä muutokset peräkkäin? Toimi sitten seuraavasti:

1. Napsauta valintanauhan "Tarkista" -välilehteä.

2. Klikkaamalla "Hyväksy" hyväksyt muutoksen, "Hylkää" hylkää muutoksen.

   

3. Voit siirtyä versiosta versioon napsauttamalla "takaisin" ja "seuraava" -painikkeita.

Tärkeä: Älä hyväksy mitään muutoksia käyttämällä "takaisin" ja "seuraava".

Merkintäasetukset: ohjeet

Onko tarkistettu asiakirja liian hämmentävä sinulle? Määrittämällä näytettävät merkinnät voit seurata asioita: valita kaikkien merkintöjen, muodon ja tekstin tason tarkistusten välillä tai vain näyttää, missä jotain on muutettu suoraan tekstissä. Voit tehdä tämän seuraavasti:

1. Napsauta valintanauhan "Tarkista" -välilehteä.

2. Valitse Näytä merkintä -pudotusvalikosta, mitkä merkinnät haluat nähdä: Kommentit, lisäykset ja poistot sekä muotoilu.

   

3. Merkinnät: kaikki -kohdassa voit valita, haluatko nähdä kaikki muutokset suoraan tekstissä vai vain nähdä, että jotain on muutettu.

kärki: Haluatko tulostaa asiakirjan ilman kommentteja tai muutoksia? Valitse sitten "Merkintä: ei mitään".

Näin voit lisätä kommentteja ja korjata virheitä

Erilaisia merkintöjä löytyy Wordista. Ensinnäkin ohjelma itse korostaa virheitä sisältäviä sanoja. Toisaalta toimittajat voivat myös käyttää korjaustilaa. Tarkastelemalla merkintöjä tarkemmin näet nopeasti, mitkä ehdotukset haluat hyväksyä ja mitkä haluat hylätä.

Jos esimerkiksi näyttää siltä, että Word on toistuvasti merkinnyt nimen tai teknisen termin, jota ei löydy sanakirjasta, mutta joka on edelleen olemassa, voit lisätä sen helposti sanakirjaan. Periaatteessa virheet korostavat punaiset aallot voidaan kytkeä pois päältä, esimerkiksi jos ne häiritsevät sinua lukemisen aikana.

Muita merkintöjä voi tulla myös korjaustiloja käyttäneiden lukijoiden korjaamisesta. Jos käytät sitten tarkistustilaa, sinulla on mahdollisuus hyväksyä toimittajien kommentit. On mahdollista, että useita henkilöitä on työskennellyt yhden asiakirjan parissa samanaikaisesti. Merkinnät ja kommentit voidaan siis tunnistaa eri väreillä. Tämän avulla voit asettaa kommentin värit niin, että haluat erottaa kommentit.

Merkintöjen lisäksi kommenttitoiminnolla voidaan myös ehdottaa muutosideoita tai parannusehdotuksia asiakirjaan. Kommenttitoiminnon käyttäminen Wordissa:

1. Avaa "Tarkista" -välilehti.

2. Kommentit -alueelta löydät "Uusi kommentti" -painikkeen. Kun napsautat aluetta hiirellä, toinen sarake ja puhekupla avautuvat valitsemasi alueen reunaan. Tällä tavalla voit nopeasti lisätä tekstiin tiettyjä marginaalisia muistiinpanoja, jotka kirjoittaja voi ottaa huomioon tarkistettaessa.

   

3. Tiedoston valintanauhan samalla alueella voit poistaa kommentteja, jos olet jo lisännyt ne.

On myös hyvä tietää, että voit vaihtaa yksittäisten kommenttien välillä ja siten ohittaa kommentit ja muokata muita toistaiseksi. Voit myös tarkastella viimeistä muutosta suoraan. Tämä tekee tiedoston muokkaamisesta entistä tehokkaampaa.

Wordin toiminnot: Nämä asetukset yksinkertaistavat työtäsi

Microsoft Word ei ainoastaan helpota tekstin suunnittelua kirjoittaessasi. Ohjelma tarjoaa myös joitain toimintoja, jotka nopeuttavat tarkistusta prosessin lopussa. Sen lisäksi, että Word voi korjata usein esiintyviä virheitä vain muutaman askeleen "Etsi ja korvaa" -toiminnolla, se mahdollistaa myös tekstin monipuolisuuden synonyymisanakirjan ansiosta. Muita toimintoja ja ominaisuuksia, jotka sinun pitäisi tietää Wordissa, ovat:

• Kenttätoiminnot
• Makrot
• Lainausmerkit
• Sivunumerot
• Päivämäärä
• Hyperlinkit

Johtopäätös: Näin voit tehdä muutoksia Wordiin

Kun määrität sivua, varmista, että järjestät ylätunnisteen ja alatunnisteen, sisällysluettelon, käännökset ja lähdeluettelon oikein, mutta myös sisällön ja oikeinkirjoituksen tulee olla oikein. Oikean sivunäkymän ansiosta et enää menetä virheitä. Uusi oikeinkirjoituksen tarkistus tekstityön lopussa vaikuttaa myös hyödylliseltä.

Jos sanojen tai merkkien määrälle on määritetty, voit laskea ne Wordiin ja tarkistaa ne nopeasti ja helposti. On myös mahdollista tulostaa vain tekstin korjaukset. Kaiken kaikkiaan ohjelman asetukset tarjoavat laajan valikoiman tekstiasiakirjoja.

Seuraamalla muutoksia näet asiakirjan muutosten tarkan historian. Niin kutsutut merkinnät ovat hyödyllisiä auttajia: he visualisoivat testin muutokset. Lopuksi, kun kaikki muutokset on tehty, voit tallentaa valmiin tiedoston PDF -tiedostona tai lähettää asiakirjoja lomakekirjeinä.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka voin näyttää muiden toimittajien tekemät muutokset?

Riippuen tilasta, jossa muut toimittajat ovat oikaisseet tai kommentoineet kyseistä asiakirjaa, kommentit voidaan näyttää eri tavoin. Joka tapauksessa voit päättää, mitä ehdotuksia haluat tarkastella. Voit tehdä tämän avaamalla "Seuranta" -välilehden "Tarkista" -välilehdessä. Täällä voit asettaa punkit eri virheryhmille.

Kuinka voin lisätä kommentteja tekstiin?

"Tarkista" -välilehti vie "Kommentit" -painikkeeseen. Tässä vaiheessa voit luoda uuden kommentin merkitsemällä tarvittavan tekstikohdan ja napsauttamalla sitten "Uusi kommentti" -kenttää. Kirjoita muistiinpanosi puhekuplaan. Word tarjoaa mahdollisuuden integroida musteen kommentit. Voit kommentoida asiakirjoja ilman näppäimistöä.