Sanan yhteensopivuus: 4 vinkkiä ja temppua

Voit tehdä tämän, jos Office -versiot eivät ole yhteensopivia

Käytännön tietokoneohjelmat ovat yksinkertaistaneet merkittävästi digitaalista työelämää ja yksityiselämää. Ennen kaikkea Microsoftin tekstinkäsittelyohjelma Word. Tämän ohjelmiston säännöllinen kehittäminen ei tuo vain uusia käytännön toimintoja, vaan usein myös yhteensopivuusongelmia. Mutta mitä ne ovat ja miten voit tavata heidät?

1. Word -versioiden yhteensopivuus: mitä se tarkoittaa?

Ohjelmistoyhtiö Microsoft julkaisee uusia Office -paketteja säännöllisin väliajoin. Tämä on kokoelma ohjelmistoja, joita käytetään yleisesti toimistossa. Voit hankkia lisenssit uusimman version käyttämiseen ostamalla päivitetyt versiot. Tällainen paketti sisältää oletuksena tekstinkäsittelyohjelman Word, PowerPoint -esitysohjelmiston ja Excel -laskentataulukko -ohjelman.

Alkuperäisen Word 2000 -version jälkeen Microsoft on julkaissut Word XP: n, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 ja 2022-2023. Innovaatioiden ansiosta käsittely on joka kerta helpompaa, vaikka eri yksityiskohdilla. Toinen merkittävä muutos koskee tiedostomuodon muuttamista Word 2003: sta Word 2007: ksi XML-pohjaiseksi tiedostomuodoksi. XML tarkoittaa "Extensible Markup Language" - saksaksi se tarkoittaa jotain "laajennettavaa koneellisesti luettavaa kieltä tekstin tuottamiseen". Toisin sanoen: Se on kieli, jota sekä Word että tietokoneesi ymmärtävät.

Mainitut muutokset eivät ainoastaan merkitse muutosta käyttäjälle, vaan sisältävät myös ongelmia Word -yhteensopivuudessa. Mutta mitä tapahtuu, kun avaat vanhentuneen tai uudemman Word -tiedoston ja miten ongelmat voidaan ratkaista?

2. Mitä tapahtuu, kun avaan yhteensopimattomat Word -versiot?

On kaksi syytä, miksi avattava Word -tiedosto ei ole yhteensopiva tietokoneeseesi asennetun Office -version kanssa: Käytät tietokoneessa vanhempaa Word -versiota tai vastaanotettu asiakirja on luotu aiemmassa versiossa. Seurauksena olevat ongelmat ovat aina vertailukelpoisia.

Jos käytät vanhempaa versiota, sinulla on todennäköisesti vaikeuksia avata tiedosto ja jotkin ominaisuudet näytetään väärin tai ei ollenkaan. Toisaalta, jos käytät uudempaa Word -versiota kuin Word -asiakirjan kirjoittaja, tekemäsi muutokset - uudemman Word -version kanssa - eivät välttämättä näy tai näy väärin.

Jos aiot vaihtaa asiakirjoja työtovereiden tai ystävien kanssa, suosittelemme, että tallennat ne yhteensopivaan tiedostomuotoon tai työskentelet yhteensopivuustilassa. Tämä tarkoittaa, että Word -asiakirja tallennetaan sellaisessa muodossa, että se voidaan avata eri ohjelmaversioilla ilman ongelmia.

Ongelma tiedostomuodoissa: DOC tai DOCX?

Ongelmallisimpia ovat uudemmat Word -asiakirjat, jotka tulisi avata vanhemmilla ohjelmaversioilla Word 2000, Word XP tai 2003. Koska kaikki alle vuoden 2003 versiot tallennetaan optimoituun tiedostomuotoon. Tiedoston laajennuksen .doc sijaan Word 2007, 2010, 2016 ja 2022-2023 luovat .docx-päätteisiä tiedostoja.

Tämän taustalla on muutos tekstitiedoston tallennustapaan. .Docx -tiedosto tallentaa kuvia ja tekstiä muun muassa XML -muodossa ja pakkaa ne sitten ZIP -kansion tapaan.

Word purkaa sisällön pakkauksesta vain, kun avaat tällaisia asiakirjoja. Tämä tarkoittaa, että tallennustilaa tarvitaan vähemmän - ja esimerkiksi sähköpostitse lähettäminen on vaivattomampaa. Jos tietokoneellesi on kuitenkin asennettu vanhempi Word -versio, et voi avata tätä uutta muotoa, joten et voi käyttää teksti- ja kuvasisältöä.

Eri ominaisuudet ja muotoilu: mitä lisätään, mitä menetetään?

Lisäksi Wordin eri versiot eroavat toisistaan toiminnallisuuden ja tyylin suhteen. Esimerkiksi Word 2010: stä lähtien on ollut laajennettuja numerointimuotoja, ja vuodesta 2016 lähtien käyttäjät ovat voineet merkitä asiakirjan kommentit valmiiksi.

Jos käytät vanhempaa versiota, yhteensopimattomuuksia ei voida välttää. Word -ohjelmasi tulkitsee väärin tiettyjä elementtejä, kuten fontteja, eikä välttämättä näytä niitä ollenkaan. Seuraavassa on yleiskatsaus Wordin ominaisuuksien kehittämisestä vuodesta 1997:

ominaisuus	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
Kaavat
Suuret ja pienet fontit
Laajennetut numerointimuodot
Kommentit voidaan merkitä valmiiksi
Näet tekijöiden tekemät muutokset reaaliajassa

Tämä on vain osa Office -sukupolvelta toiselle lisättyjä toimintoja. Office2022-2023 sisältää monia muita asetuksia, jotka mahdollistavat esimerkiksi paremman saavutettavuuden.

Lisävarusteita ei kuitenkaan ole lisätty, vaan myös aiempien versioiden elementit ovat kadonneet. Jos haluat jatkaa vanhojen ominaisuuksien käyttöä ja tottua vähitellen uusiin Office -versioihin, kannattaa turvautua erityisiin temppuihin, joiden avulla voit välttää ärsyttäviä asennusikkunoita.

3. Miten saan selville asiakirjan yhteensopivuuden muiden kanssa?

Jos haluat varmistaa asiakirjan yhteensopivuuden muiden Microsoft Office -versioiden kanssa kirjoittaessasi tekstiä, suositellaan yhteensopivuustarkistusta. Ennen kaikkea saat tietoa siitä, tuetaanko käytettyjä ominaisuuksia vanhemmissa versioissa:

Voit tarkistaa yhteensopivuuden seuraavilla neljällä tavalla:

Napsauta "Tiedosto" -välilehteä ja valitse "Tiedot" -painike.

Valitse "Tarkista ongelmat".

Valitse avattavasta valikosta "Tarkista yhteensopivuus" ja etsi tarvittaessa Office-versio kohdasta "Valitse näytettävä versio".

Olemassa olevat yhteensopivuusongelmat on lueteltu Yhteenveto -ikkunassa.

Jos sinulle näytetään yhteensopimattomuuksia täällä, voit korvata vastaavat ominaisuudet niillä, jotka näkyvät myös vanhemmissa versioissa. Suorita testi uudelleen varmistaaksesi, että saavutat halutun tuloksen.

4. Mikä on ratkaisu, jos Office -versiot eivät ole yhteensopivia?

Yksittäisten yhteensopimattomuuksien korjaamisen lisäksi on myös tyylikkäitä ratkaisuja yhteensopiville Word -tiedostoille. Jopa asiakirjoja luodessasi voit kiinnittää huomiota yhteensopivuuteen aiempien versioiden kanssa. Joskus on kuitenkin tarpeen ladata lisäohjelma.

Yhteensopivuuspaketti Microsoft Office 2000: lle, XP: lle ja 2003: lle

Microsoft Office 2000: n, XP: n tai 2003: n käyttäjiltä vaaditaan ns. Yhteensopivuuspaketti. Kuten jo mainittiin, Word 2007: n jälkeen on ollut erilaisia tiedostomuotoja. .Docx -tiedostojen avaamiseksi vanhemmilla Office -versioilla tarvitaan lisäpaketti.

On olemassa samanlaisia muuntimia, joiden avulla voit avata vanhoja Works -tiedostoja Wordissa. Toiminnallisuuden kannalta tällaiset muuntosovellukset ovat hyvin samankaltaisia. Tuot tekstitiedoston ja saat sen tulostettuna kohdemuodossa. Vaikka .docx -tekstitiedostojen avaaminen "yhteensopivuuspaketilla" toimii luotettavasti, .docx -tiedostojen grafiikka ja teksti näkyvät joskus väärin. Näin tapahtuu myös, kun tallennat ja muokkaat .doc -tekstitiedostoa Word 2007: ssä tai uudemmassa.

Kohdistettu tallennustila oikeassa muodossa: näin se toimii

”Yhteensopivuuspaketin” avulla sinulla on muunnin, jonka avulla voit käyttää .docx -asiakirjoja. Päinvastoin, jos käytät uudempaa Word -versiota, sinulla voi olla ongelmia .doc -tiedostojen käytössä. .Doc -tiedosto voidaan tallentaa .docx -muodossa vain muutamalla napsautuksella:

Napsauta Tiedosto -välilehteä.

Valitse "Tallenna nimellä".

Valitse avattavasta valikosta .docx .doc-tiedoston sijasta.

Napsauta "Tallenna" -painiketta.

Luo Word -asiakirjoja vanhemmille versioille

Jos toisaalta et ole yhteiskirjoittaja, mutta luot Word-asiakirjan ja jaat sen sitten vanhempia ohjelmistoversioita käyttävien käyttäjien kanssa, voit määrittää yhteensopivuuden ennen sen lähettämistä. Voit tehdä tämän valitsemalla tallennuksen yhteydessä "Word 97-2003". Toimi seuraavasti vaiheittain:

1. Siirry ilmaisinalueen kohtaan "Tiedosto".

2. Napsauta Tallenna nimellä ".

   

3. Valitse "Word 97-2003" .docx-tiedoston sijaan.

   

4. Vahvista syöttö napsauttamalla "Tallenna".

Sinulla ei ole vain valinnanvaraa kahdesta kuvatusta tiedostomuodosta, vaan voit myös valita seuraavista:

• Word -asiakirja (.docx)
• Word XML -asiakirja (.xml)
• XPS -asiakirja (.xps)
• Word 97-2003 -asiakirja (.doc)
• Tiedostopääte Microsoft Wordissa (.docm)

Tämän avulla voit manuaalisesti määrittää, missä tiedostomuodossa tallennat ja jakaa tekstiasiakirjan Wordissa.

Yhteensopivuustila: Word ottaa ominaisuuksien säätämisen puolestasi

Wordissa on kuitenkin myös yhteensopivuustila. Tämä tila varmistaa automaattisesti yhteensopivuuden avattaessa asiakirjoja, jotka on luotu aiemmissa Word -versioissa. Koska yhteensopivuustilassa mikään laajennetuista ja optimoiduista ominaisuuksista ei ole käytettävissä muokkaamisen aikana uudessa Office -versiossa.

Ihmiset, jotka työskentelevät yhdessä asiakirjan parissa, mutta käyttävät eri Office -versioita, voivat siksi käyttää vain toimintoja, jotka ovat käytettävissä myös vanhimmassa versiossa. Muoto pysyy muuttumattomana myös muokattaessa Word -asiakirjaa toisen sukupolven Office -ohjelmalla.

Yhteensopivuustila näkyy yleensä otsikkorivillä asiakirjan nimen oikealla puolella. Aktivoinnin jälkeen sinun ei tarvitse huolehtia siitä, ovatko Word-tiedostosi edelleen yhteensopivia muiden tekijöiden versioiden kanssa muokkaamisen jälkeen. Word koordinoi eri Word -versiot puolestasi.

Johtopäätös: Yhteensopivuusongelmien ratkaiseminen oikealla taustalla

Microsoft Wordin avulla ei ole vain hyödyllistä osata muokata Wordia, suojata omia asiakirjoja tai aktivoida Word-apuohjelmia. Word -versioiden yhteensopivuus voi myös olla este, jonka voit voittaa, kun tiedät käytännön vaiheet asianmukaisesti.

Tämä helpottaa tietojen vaihtamista kollegoiden ja ystävien kanssa, jotka käyttävät eri Office -versioita. Yhteensopivuustilan lisäksi voit myös käyttää Wordin manuaalisia asetusvaihtoehtoja hallitaksesi itsenäisesti käytettyjä ominaisuuksia ja tiedostomuotoja.

Q&A

Mikä on yhteensopivuusongelma Wordissa?

Kun ihmiset - olipa työ tai yksityinen - työskentelevät yhdessä tekstiasiakirjan parissa, mutta eivät käytä samaa Microsoft Wordin versiota, tiedostojen avaamisessa ja tiedostojen asianmukaisessa näyttämisessä ilmenee ongelmia. Wordin versiot ovat:

• Word 2000
• Word XP
• Word 2003, 2007, 2013, 2016 ja 2022-2023

Mitä eroa on .doc- ja .docx -tiedostoilla Wordissa?

Word 2007: stä lähtien tekstitiedostoja ei enää tallenneta lyhenteellä .doc vaan laajennuksella .docx. Tämän takana on pakattu ja siten tilaa säästävä tapa tallentaa tietoja. Tekninen termi on tiedostomuoto.

Miten käsittelet yhteensopivuusongelmat?

Jos Word -tiedostot eivät ole yhteensopivia, tämä voidaan joko ratkaista manuaalisesti käyttämällä erilaisia tallennusmuotoja. Tai voit jättää näyttöongelmien käsittelyn ja tiedostojen käytön Wordin automaattiseen yhteensopivuustilaan.

Miten yhteensopivuustila toimii?

Wordin yhteensopivuustila poistaa käytöstä kaikki toiminnot, jotka eivät olleet käytettävissä vanhemmissa versioissa. Tämä tarkoittaa, että käyttäjillä on pääsy Word -tiedostoon, mukaan lukien kaikki versiot, käytetystä Office -sukupolvesta riippumatta. Myös tyylimallit säilytetään ja näytetään oikein.